#4 Erfolgreiche Video-Meetings mit externen Teilnehmern

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homeoffice erfolgreiche video meetings

Video-Meetings können, sofern ein paar Aspekte berücksichtigt werden, allen Beteiligten Zeit sparen und zu einer guten Zusammenarbeit beitragen. Besonders in der derzeitigen Situation mit Ausgangsbeschränkungen und Quarantäne sind sie oft die einzige Möglichkeit, um sich erfolgreich mit anderen zu koordinieren. Doch sie können auch herausfordernd sein – vor allem dann, wenn es Meetings mit externen Teilnehmern sind. Damit es keine technischen Schwierigkeiten gibt und jeder pünktlich zum Online-Meeting erscheinen kann, haben wir für Sie unsere Empfehlungen zusammengefasst.

Empfehlung 1: Explizite Vorgehens-Beschreibung

Besonders für Online-Meeting-Neulinge sind genaue Anweisungen wichtig. Nachdem man sich also mit dem Meeting-Partner über einen Termin geeinigt hat, sollte der Organisator eine klar verständliche Einladung schicken. Sie sollte eine exakte Beschreibung dessen enthalten, was der Teilnehmer tun muss, um dem Meeting beizuwohnen. Da Online-Meetings mit Dritten besonders im Homeoffice häufig vorkommen, ist es ratsam, sich einen Standard-Text dafür zu überlegen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass wirklich alle Informationen immer enthalten sind. Ein Beispiel finden Sie weiter unten bei Empfehlung 7.

Empfehlung 2: Technische Voraussetzungen vorab klären

Obwohl die meisten Online-Meeting-Tools immer kompatibler werden, funktioniert nicht jedes Online-Meeting-Tool auf jedem Betriebssystem oder jedem Browser. So kann es z. B. vorkommen, dass ein Meeting-Teilnehmer noch einen alten Browser installiert hat, oder seine Ausführungsrechte durch den Administrator eingeschränkt sind. Deshalb sollte man immer vorab klären, welche Technik beim Gegenüber zum Einsatz kommt. Auch ein Test-Meeting vor dem eigentlichen Meeting kann sinnvoll sein, um etwaige technische Probleme rechtzeitig zu entdecken.

Zoom ist ein Tool, das sehr gerne genutzt wird, weil es viele praktische Funktionen enthält. Man kann dort seinen Bildschirm mit den Teilnehmern teilen um z. B. Präsentationen zu zeigen oder auch über ein Plug-in direkt aus dem E-Mail-Programm Meetings planen. Mittlerweile gibt es auch Tools, bei denen gar nichts mehr heruntergeladen oder ausgeführt werden muss. Sie laufen einfach im Browser. Google Hangouts hat sich beispielsweise als flexible und einfache Möglichkeit erwiesen. Auch Microsoft Teams ist einfach anzuwenden und derzeit aufgrund der Krisensituation frei verfügbar. Für gemeinnützige Organisationen gibt es viele Programme günstiger oder kostenfrei.

Generell gilt: Je aktueller der Browser, desto wahrscheinlicher wird das Online-Meeting ohne weiteres Zutun sofort klappen.

Empfehlung 3: Eine Einwahl-Telefonnummer zu jedem Online-Meeting bereitstellen

Jedes gute Online-Meeting-Tool stellt eine lokale Einwahl-Telefonnummer bereit. Über diese kann man per Telefon am Meeting teilnehmen. Das ist z. B. eine gute Alternative für Teilnehmer, die gerade keinen Computer zu Verfügung haben oder deren Internetleitung zu langsam ist, um eine gute Sprachqualität zu ermöglichen. Um diese Möglichkeit zu nutzen, ist ein Zugangscode erforderlich, den das Tool ebenfalls bereitstellt. Er wird zu Beginn der Einwahl abgefragt und stellt sicher, dass der Teilnehmer das Meeting betreten darf.

Empfehlung 4: Thema, Ziel und Agenda des Meetings rechtzeitig und transparent kommunizieren

In diesem Aspekt unterscheiden sich Online-Meetings nicht von herkömmlichen Meetings. Kommunizieren Sie schon im Vorfeld das Thema, das Ziel und die einzelnen Agenda-Punkte der Besprechung, damit alle Teilnehmer wissen, was sie vom Meeting zu erwarten haben. So können sie sich gut vorbereiten, was nicht nur zur Konstruktivität beiträgt, sondern auch Zeit spart.

Empfehlung 5: Teilnehmer überschaubar halten

In Zeiten des Homeoffice ist es natürlich wichtig, laufenden Kontakt zum gesamten Team zu haben. Bei allgemeinen Team-Meetings können also gerne alle dabei sein. Hier sollte aber von einem Moderator darauf geachtet werden, dass Sprechzeiten eingehalten werden und jeder zu Wort kommen kann. Geht es aber darum, ein konkretes Problem zu lösen oder ein Arbeitstreffen abzuhalten, sollten wirklich nur diejenigen eingeladen werden, die etwas Wichtiges zum Thema beitragen können. Es genügt ein Vertreter aus jeder benötigten Disziplin oder Abteilung. So wird die Geräuschkulisse von Online-Meetings ruhiger, es fällt leichter sich auf die Teilnehmer einzustellen und sich zu fokussieren. Das macht die Meetings wesentlich effektiver.

Empfehlung 6: Time-Boxing auch im Digitalen

Nur weil Meetings online stattfinden, ist Zeit immer noch genauso kostbar. Deshalb definieren Sie am besten auch für Online-Meetings ein klares Zeitfenster, das zum Umfang der Agenda passt. Während des Meetings ist es wichtig, dass der Organisator immer ein Auge auf die Uhr hat. So kann er rechtzeitig mahnen, wenn ein Agenda-Punkt zeitlich zu eskalieren droht. Zeichnet sich ab, dass nicht alle Agenda-Punkte in der vorgegebenen Zeit Platz finden, sollte darauf rechtzeitig hingewiesen werden. In diesem Fall entscheiden Sie am besten gemeinsam, ob ein weiteres Meeting nötig ist, oder ob das Meeting länger dauern darf.

Empfehlung 7: Einladungen zu Online-Meetings per Kalender verschicken

Wenn Sie ein Online-Meeting organisieren, sollten die Einladungen mindestens diese Informationen beinhalten:

  • Datum, Start-Uhrzeit und End-Uhrzeit des Meetings (inkl. Zeitzone, falls es internationale Teilnehmer gibt)
  • Thema
  • Agenda
  • Meeting-Raum-Link
  • Lokale Einwahl-Telefonnummer
  • Telefon-Zugangscode
  • Liste der Teilnehmer

All diese Informationen können Sie natürlich auf diversen Wegen übermitteln. Eine E-Mail könnte beispielsweise so aussehen:

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Hallo zusammen,

ich freue mich, dass unser Meeting zum Thema „Spannendes Thema“ steht.

Hier die geplante Agenda:
– Agenda-Punkt 1
– Agenda-Punkt 2
– Agenda Punkt 3

Hier die genauen Meeting-Details:
Di., 24. Sep. 2020, 14:00 – 15:30 CEST

Man kann am Meeting per Computer, Tablet oder Smartphone teilnehmen.
Dazu bitte lediglich auf folgenden Link klicken:
https://meinmeetingtool.com/join/122212

Auch eine Einwahl per Telefon ist möglich:
Telefonnummer: +49 692 5736 7111
Zugangscode (wird bei der Einwahl abgefragt): 959-480-709

Ich freue mich auf unser Treffen,

liebe Grüße

Peter
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Wir empfehlen, die Einladung direkt über den Kalender zu verschicken. Denn als E-Mail kann sie leicht übersehen werden. Es könnte auch passieren, dass Teilnehmer vergessen, das Meeting in ihrem Kalender einzutragen oder zu spät kommen, weil sie nicht alle wichtigen Details zum Meeting zur Hand haben.

Eine Einladung per Kalender kann – wie in der obigen E-Mail – auch eine persönliche Note haben. Jedenfalls garantiert sie aber, dass jeder den Termin mit allen Details im Blick hat. Sie landet sowohl per E-Mail beim eingeladenen Teilnehmer, als auch direkt in seinem Kalender. Sie können Kalender-Einladungen mit wenigen Klicks direkt aus dem Online-Meeting-Tool heraus verschicken.

Erfolgreiche Online-Meetings abhalten

Die meisten dieser Empfehlungen gelten ohnehin auch für persönliche Besprechungen und werden meist ganz selbstverständlich angewendet. Bei Online-Meetings sollten Sie sich diese Punkte aber nochmals bewusstmachen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie die nötige Technik kennenlernen und sich damit vertraut machen.

Mit diesen Empfehlungen sind Sie auf jeden Fall schon einmal auf der sicheren Seite. Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Online-Meetings mit Ihrem Team ebenso wie mit externen Teilnehmern!

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