Video-Meetings sind ein fester Bestandteil in einem Remote-Team und sehr wichtig, um sich mit Mitarbeitern im Homeoffice oder Geschäftspartnern auszutauschen. Doch auch wenn man Zuhause in der Küche oder an einem provisorischen Arbeitsplatz im Schlafzimmer sitzt, sollten einige Grundregeln für professionelles Auftreten beachtet werden. Denn im Homeoffice warten zahlreiche Ablenkungen und Störungen, mit denen Du im Büro meist nur selten konfrontiert bist. Damit das Zeitfenster eingehalten, alle Agenda-Punkte besprochen und die Ziele des Meetings erreicht werden können, muss jede potentielle Störung noch drastischer als beim Face-to-Face-Meeting verhindert werden.
Bevor wir also auf die Durchführung von Video-Meetings eingehen, möchten wir Dir ein paar Tipps für eine gesunde und produktive Meeting-Kultur geben:
Tipp Nr. 1: Reduktion von Umgebungsgeräuschen
Ein läutendes Handy, die schleudernde Waschmaschine, spielende Kinder im Nebenzimmer… auf einige Geräusche hat man selbst Einfluss, auf andere nicht. Trotzdem sind sie für Deine Gesprächspartner im Video-Meeting extrem störend, da Sprecher durch sie schlechter verstanden werden und die Konzentration aller unter ihnen leidet. Stelle also Dein Handy auf lautlos und sorge vorab dafür, dass es nicht zu störenden Geräuschen kommt. Ein guter Tipp sind Head-Sets mit Noise-Reduction, die Umgebungslärm automatisch ausblenden. Alternativ kannst Du auch Dein Mikrofon „muten“, also lautlos stellen. Vergiss dabei aber nicht, es wieder einzuschalten, wenn Du etwas sagen möchtest!
Tipp Nr. 2: Besorge Dir ein gutes Mikrofon
Für produktive Meetings und ein professionelles Auftreten ist es unumgänglich, dass man Dich klar und deutlich verstehen kann. Es zahlt sich also aus, in ein gutes Mikrofon zu investieren. Es muss auch gar nicht teuer sein, aber Du solltest es vor dem Kauf testen können. Hier findest Du unsere Tipps zu guten Headsets mit Mikrofonen: Tipps zu Hardware, Zugängen und WLAN
Ist die richtige Hardware zur Hand, solltest Du auch auf einen korrekten Umgang damit achten. Am besten positionierst Du das Mikrofon möglichst nah an Deinem Mund. Denk aber auch daran, es zum Beispiel vor einem Schluck Wasser wieder wegzudrehen – es macht ein sehr unangenehmes Geräusch für Deine Meeting-Teilnehmer, wenn Du unabsichtlich daran stößt.
Tipp Nr. 3: Schaut Euch in die Augen
Stell Dir vor, Du sitzt mit Deinem Gesprächspartner an einem Tisch und dieser sieht Dich nie direkt an, sondern mustert die Wand hinter Dir oder betrachtet seine Hände. Das ist nicht nur unhöflich, sondern auch verunsichernd und unprofessionell. Auch im Video-Meeting wirkt es nicht gut, wenn Dein Blick auf andere Dinge als Deinen Gesprächspartner fokussiert ist. Nimm beim Video-Meeting also eine direkte, aufrechte Haltung ein und schau frontal in die Kamera. Diese sollte natürlich auch richtig ausgerichtet sein. Kaum jemand ist erfreut, wenn er direkt in Deine Nasenlöcher blicken kann. Positioniere die Kamera also so, dass man Deinen ganzen Kopf, Deine Schultern und Deine Oberarme sehen kann. Achte auch auf ausreichend Abstand zur Kamera.
Natürlich lohnt sich auch bei Kameras die Investition in ein gutes Produkt. Hier findest Du unsere Empfehlungen für gute Webcams: Tipps zu Hardware, Zugängen und WLAN
Tipp Nr. 4: Gute Ausleuchtung und passender Hintergrund
Die beste Webcam der Welt wird Dir und den Meeting-Teilnehmern nichts nützen, wenn Du im dunklen Kämmerchen sitzt. Achte bei Video-Meetings also auch auf eine gute Ausleuchtung. Vermeide blendendes Gegenlicht und stelle Schreibtischlampen so ein, dass sie Dein Gesicht ordentlich ausleuchten. Denn zu einer guten Video-Meeting-Kultur gehört auch, die Mimik des Gegenübers klar erkennen zu können.
Sorge auch dafür, dass der Hintergrund ruhig ist und nicht ablenkt. Hinter Dir umherspringende Mitbewohner oder Haustiere sind dem Fokus und der Konzentration nicht zuträglich. Eine Wand mit einem schönen Bild oder ein Bücherregal eignen sich gut. Falls Deine Homeoffice-Voraussetzungen das nicht zulassen, gibt es bei vielen Video-Meeting-Tools die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzustellen. Dabei wird der Hintergrund durch ein Bild Deiner Wahl verdeckt.
Tipp Nr. 5: Mache Dich mit den Einstellungen Deines Video-Meeting-Tools vertraut
Video-Meeting-Tools bieten in der Regel viele verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. So kannst Du zum Beispiel die Kamera oder Dein Mikrofon abschalten oder auch die Übertragungsgeschwindigkeit reduzieren oder erhöhen. Sieh Dir auch an, wo Du den Chat öffnen kannst. Er ist zum Beispiel in großen Meetings eine gute Möglichkeit, um sich bei Bedarf kurz abzumelden. Außerdem können über ihn Privatnachrichten an einzelne Teilnehmer geschickt, oder Links und kurze Textentwürfe geteilt werden. Es ist auch immer ratsam, die Einwahltelefonnummer und den Zugangscode griffbereit zu haben. Sollte Deine Internetverbindung abbrechen oder langsamer werden, kannst Du damit rasch auf Dein Mobiltelefon zurückgreifen.
Außerdem bieten die meisten Video-Meeting-Tools unterschiedliche Anzeige-Möglichkeiten. Du kannst entweder alle Meeting-Teilnehmer in kleinen Fenstern anzeigen lassen, oder nur denjenigen, der gerade spricht. Es ist oft auch möglich, seinen eigenen Bildschirm mit den Gesprächspartnern zu teilen. Diese Option ist besonders praktisch, wenn man Präsentationen, Bilder oder Videos zeigen möchte.
So machst Du virtuell Eindruck
Gute Hardware, ein sicherer Umgang mit dem Programm und eine angemessene Umgebung – das sind die Zutaten für einen erfolgreichen, virtuellen Auftritt. Sofern Du unsere fünf Tipps beachtest, steht einem produktiven Video-Meeting mit Kollegen, Kunden und Partnern nichts mehr im Wege.
