Ein CRM kann für Non-Profits nicht nur eine große Arbeitserleichterung sein, sondern auch neue Chancen eröffnen. Aber was ist ein CRM überhaupt, was kann es und wozu können Vereine, Verbände und Stiftungen es nutzen? Unser Artikel gibt Antworten auf diese und noch weitere Fragen und erklärt, wie Du mit einem CRM Dein Fundraising auf das nächste Level hebst.

Das erwartet dich:

  1. Was ist ein CRM
  2. Besseres Donor Management dank CRM
  3. Datengetriebenes Fundraising
  4. Was kann ein CRM? Wozu kann eine Non-Profit es nutzen?
  5. Welche Funktionen sollte ein gutes Non-Profit-CRM haben?
  6. Wie bewältigt man den Umstiegsprozess?

 

1. Was ist ein CRM?

CRM bedeutet Customer Relation Management und beschreibt eine Software, in der alle Daten zu Kontakten und Transaktionen zusammenlaufen. Non-Profits können damit also alle Spenden- und Spender*innen-Daten zentral und sicher speichern, bearbeiten und einsehen. Viele Non-Profit-CRMs bieten außerdem noch weitere praktische Funktionen, die das Fundraising und die Spender*innen-Betreuung vereinfachen.

Ist ein CRM eine Datenbank?

Ja und nein! Ein CRM speichert Daten wie eine Datenbank. Ebenso können Daten segmentiert, selektiert, bearbeitet, importiert und exportiert werden. Ein CRM kann aber weit mehr als eine reine Datenbank – angefangen bei automatischen Dankesmails und Spendenquittungen bis hin zu Aufgabenmanagement und gemeinsamem E-Mail-Eingang. Ein CRM vereinfacht das Donor Management und ermöglicht datenbasiertes Fundraising.

 

Willst Du das FundraisingBox CRM im Detail kennenlernen? Hier gehts zu den kostenlosen und unverbindlichen Produkt-Webinaren: Zu den Webinaren

 

2. Besseres Donor Management dank CRM

Die meisten Fundraiser*innen wissen sicher, was Donor Management bedeutet. Dennoch hier eine kurze Erklärung:

 

Was ist Donor Management?

Donor Management bezeichnet die Bildung und Erhaltung von Beziehungen zwischen Spendenorganisation und Spendenden. Es beinhaltet u. a. aktive Kontaktpflege, Service und Information.

 

So einfach das klingt – es ist eine schwierige Aufgabe. Denn um erfolgreich Beziehungen zu Deinen Spendenden aufzubauen, musst Du viel über jede*n einzelne*n wissen. Nur so kannst Du ihnen zum Geburtstag gratulieren, eingehende Fragen kompetent beantworten und Informationen bereitstellen, die genau zu den jeweiligen Interessen des Spendenden passen.

Mag die persönliche Betreuung oder das Sammeln von Daten in Excel-Files bei Organisationen mit einer kleinen Spender*innen-Basis noch möglich sein, wird es spätestens ab 1.000 Spendenden ohne ein großes Team unmöglich. Hier hilft die Technik: Ein CRM zeigt Dir alle relevanten Daten eines Spendenden und ermöglicht z. B. eine gezielte Ansprache und Auskunft. Über automatische Prozesse (z. B. automatische Dankesmails) sparst Du enorm viel Zeit und Deine Spendenden fühlen sich dennoch gut betreut. 

Auch bei Themen wie dem Versenden von Spendenquittungen kann ein CRM enorm hilfreich sein. Und wenn das CRM dann auch noch ein internes Aufgabenmanagement besitzt, arbeitet Dein Team reibungslos und professionell zusammen.

 

3. Datengetriebenes Fundraising

Im CRM für Non-Profits dreht sich also (fast) alles um Daten. Doch wie kannst Du mit diesen Daten Dein Fundraising verbessern und wie helfen Daten dabei überhaupt?

Eines vorweg: Fundraising ist und bleibt zu einem großen Teil eine Sache des Gefühls und der Empathie. Dennoch können Daten helfen, Maßnahmen effizienter und zielführender zu gestalten – und damit zu einem höheren Spendenvolumen beitragen. Daten ermöglichen fundierte Entscheidungen auf der Basis von objektiven Fakten, anstatt auf Basis von Gefühlen. Sie ersetzen “raten” durch “wissen” – was besonders in der strategischen Ausrichtung von großem Wert ist.

Aber keine Sorge: Du musst nicht gleich mit “Big Data” beginnen. Jede Information, die Du über Deine Spendenden hast, ist ein wertvolles Datum. Beginne einfach mit kleinen Schritten und jenen Daten, die Du bereits besitzt. Mit der Zeit wirst Du Erfahrung darin sammeln und vielleicht auch bemerken, welche wichtigen Daten Dir noch fehlen. Zuallererst sollten Du und Dein Team sich daran gewöhnen, mit Daten zu arbeiten und sie für konkrete Maßnahmen zu verwenden.

 

Noch ein wichtiger Tipp, wenn Du gerade erst beginnst, mit Daten zu arbeiten:

Bei der Interpretation von Daten gibt es einen großen Stolperstein, über den mehr Menschen fallen, als man denkt. “Confirmation bias” nennt sich dieses Phänomen, auf Deutsch “Bestätigungsverzerrung”. Es beschreibt den Fehler, jenen Daten mehr Gewicht einzuräumen, die bereits bestehende Annahmen bestätigen und Daten, die diese nicht unterstützen, zu ignorieren. 

Es ist ein ganz menschliches Problem: Du hast Dir eine tolle Kampagne überlegt und wertest danach Deine Spendendaten aus. Natürlich möchtest Du, dass die Kampagne ein Erfolg war. Daher wirst Du vor allem nach Daten suchen, die das bestätigen. So vergibst Du Dir allerdings die Chance, aus der Erfahrung zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen!

 

4. Was kann ein CRM? Wozu kann eine Non-Profit es nutzen?

Für ganz neue Organisationen mit kleiner Spender*innen-Basis mögen Excel-Listen noch funktionieren. Doch spätestens dann, wenn das Fundraising angelaufen ist und man immer mehr Spenden von immer mehr Menschen erhält, stößt diese Arbeitsweise an ihre Grenzen. Dann sollte über die Einführung eines CRM nachgedacht werden. 

 

  • Gezielte Kampagnen

Das Gießkannen-Prinzip mag von Zeit zu Zeit noch den ein oder anderen Spendenden anspülen, doch eigentlich ist es eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Die bessere Alternative sind Kampagnen, die perfekt auf die Zielgruppen zugeschnitten sind und damit ganz gezielt bestimmte Gruppen von Menschen ansprechen.

Ein Beispiel: Deine Organisation hat derzeit drei große Kampagnen zu den Themen “Urwald”, “Meer” und “Klimaschutz”. Du könntest jetzt die Kampagnen-Updates und -Spendenaufrufe einfach immer an alle Spendenden schicken – was jedoch sehr viel wäre und Deine Spendenden vielleicht sogar überfordert. Deine Daten im CRM zeigen, dass Spendende, die für ein bestimmtes Thema gespendet haben, in der Tendenz weniger für andere Themen geben. Du kannst also Deine Spendenden in Interessens-Segmente einteilen und sie ganz gezielt über die Themen informieren, die sie wirklich interessieren. 

Um solche Zielgruppen zu formen, benötigst Du also Daten. Du solltest die Präferenzen und Interessen Deiner Spendenden kennen, auch Wohnort, Alter, bevorzugte Zahlungsweisen, Spendenhöhe, Spendenfrequenz usw. sind wertvolle Informationen. Sie sind übrigens auch sehr nützlich, wenn Du Google Ads schaltest oder andere Online-Werbung gezielt platzieren möchtest!

U.a. diese Informationen über Deine Unterstützer*innen kannst Du aus einem guten CRM herausfiltern:

  • Wer sind Deine Spender*innen?Zitat von Horizont e.V. zu CRM für Non Profit
  • Wo leben sie?
  • Wie alt sind sie?
  • Wann spenden sie?
  • Wieviel spenden sie?
  • Wie oft spenden sie?
  • Wann haben sie ihre erste Spende, wann ihre letzte gegeben?
  • Für welche Themen spenden sie?
  • An welchen Events Deiner Organisation haben sie teilgenommen?

Dadurch kannst Du z. B. auch alle Kontakte gezielt anschreiben, die im aktuellen Jahr noch gar nicht gespendet haben, obwohl sie zuvor jährlich etwas gegeben haben. Oder Deine engagiertesten Spender*innen um Mithilfe bei einem sehr dringenden Projekt bitten. 

 

  • Professionelle Spender*innen-Betreuung

Spendende haben Fragen zu der Arbeit Deiner Organisation oder ihrer Spende, möchten etwas an ihrem Dauerauftrag ändern oder sich einfach nur erkundigen, wann die nächste Abbuchung ist. Vielleicht wollen sie ihre nächste monatliche Spende aussetzen, für eine Zeit pausieren oder den Betrag erhöhen. Um ihre Anliegen professionell, schnell und kompetent zu bearbeiten, muss das Team des Spender*innen-Service relevante Informationen schnell abrufen und einfach ändern können. 

Datenbanken sind hier oft nicht sehr nutzer*innenfreundlich, komplex und auf den Stand-PCs im Büro installiert. Ein browserbasiertes CRM ist von überall aus zugänglich – auch aus dem Homeoffice. 

Ein CRM, das direkt an Deine Fundraising-Tools (z.B. Spendenaktionen, Spendenformular, Payment Cloud…) geknüpft ist, hat noch einen weiteren großen Vorteil: Sobald im CRM z. B. eine Dauerspende geändert wird, wird beim nächsten Mal automatisch richtig abgebucht. Du musst diese Spende dann also nicht nochmal in anderen Systemen ändern!

Zitat von Austrian Doctors zu CRM für Non ProfitEinige CRM Systeme – z. B. auch das FundraisingBox CRM – bieten auch ein integriertes Aufgabenmanagement und eine gemeinsame E-Mail-Inbox. So kann z. B. die Beantwortung von E-Mail-Anfragen im Team verteilt werden und jede*r weiß immer, was bereits bearbeitet wurde und was nicht. Auch Aufgaben, die in der Zukunft liegen, können dadurch weniger leicht vergessen werden – z. B. die halbjährliche aktive Ansprache von Großspender*innen.

Dank der Kontakthistorie des CRM kann Kommunikation mit Spendenden zentral gespeichert und jederzeit eingesehen werden. So wissen alle im Team, was mit Spendenden ausgemacht wurde, welche Anfragen gestellt und welche Antworten gegeben wurden.

Judith Gehrke von der Sarah Wiener Stiftung bringt es im lesenswerten Artikel von so-geht-digital.de auf den Punkt: 

 

“Wir haben mit dem CRM unsere Prozesse professionalisiert und unsere Planungssicherheit erhöht. Wir arbeiten nicht mehr so viel reaktiv. Wir kennen unsere Aufgaben und wissen, wer wofür verantwortlich ist. Die Fehlerquote ist niedriger, als wenn man alles mit Excel und Outlook macht.”

 

  • Zeit sparen durch CRM

Gute CRM Systeme nehmen Dir soviel manuelle Arbeit wie möglich ab und sparen dadurch viel an Zeit. Denn das händische Eingeben von Daten ist langwierig und mühsam. Beim Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Programmen können außerdem viele Fehler passieren. Ein CRM kann Dir hier helfen, effizienter und fehlerfreier zu arbeiten und zeitraubende Prozesse zu automatisieren.

 

Daten importieren

Zumindest sollte ein CRM eine anwender*innenfreundliche Import-Funktion haben, mit denen Daten einfach importiert werden können. Noch besser ist es, wenn sich das CRM mit anderen Programmen verknüpfen lässt und die Daten automatisch einliest. Das ist z. B. beim Bankkonto sehr nützlich. Denn Spenden, die über das Online-Formular getätigt werden, landen meist automatisch im CRM. Direktüberweisungen oder andere Spenden müssen vom Konto manuell ins CRM eingetragen werden. Das FundraisingBox CRM hat eine optional erhältliche Bank Sync Funktion, die Dir diese Arbeit abnimmt.

 

Automatische E-Mails

Ohne CRM musst Du bei jeder eingehenden Spende manuell Dankesmails verschicken – sofern Du Wert auf eine gute Spender*innen-Betreuung legst. Das kann enorm viel Arbeit machen, besonders wenn Deine Non-Profit ein hohes Spendenaufkommen hat. 

Viele CRM Systeme haben daher eine Funktion, mit der diese Mails automatisch nach Spendeneingang verschickt werden. Du kannst sie mithilfe von Variablen personalisieren – also z. B. eine persönliche Anrede, den Spendenbetrag, den Intervall oder die Zahlungsart einfügen. 

Gute Systeme erlauben Dir, unterschiedliche Templates für jede Gelegenheit anzulegen. So kannst Du Dich z. B. auch automatisch und gezielt bedanken, wenn jemand eine Spendenaktion für Deine Non-Profit gestartet hat.

 

Rechtskonforme Spendenquittungen automatisch erstellen

Es ist toll, dass Spender*innen ihre Spenden steuerlich absetzen können. Doch in den Non-Profits verursacht das jede Menge Arbeit. Sofern der*die Spendende eine Spendenquittung dafür wünscht, muss sie ohne CRM manuell angelegt und verschickt werden. Mit einem guten CRM passiert das fast automatisch: Du kannst diese Spendenden einfach auswählen und mit wenigen Klicks und der Hilfe einer zuvor angelegten Vorlage alle Spendenquittungen auf einmal erstellen. Dann kannst Du sie – alle auf einmal – abgesichert per E-Mail verschicken oder ausdrucken.

 

  • Alle Daten auf einen Blick

Bankkonto, Excel-Listen, Newsletter-Listen, Daten aus Spendenformularen, E-Mail-Programme…sie alle beinhalten Daten, die für das Fundraising wichtig sind. Doch sie liegen an unterschiedlichen Orten und können schwer bis gar nicht zusammengeführt werden. So entgeht Dir der Blick auf große Ganze, die Datensilos wachsen immer weiter an und werden immer chaotischer.

Ein CRM speichert alle Daten zentral, damit Du sie immer auf einen Blick erfassen kannst. Jeder Kontakt ist neben den Kontaktinformationen auch mit Spendendaten, Kommunikations-Historie, Notizen etc. angereichert. 

 

(Fast) unbegrenzte Möglichkeiten

Das sind nur ein paar der Dinge, die ein Fundraising CRM für Dich tun kann. Doch die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten sind beinahe unbegrenzt. Mit einem flexibel und individuell gestaltbaren CRM (z. B. über benutzerdefinierte Felder) kannst Du z. B. auch:

  • Informationen aus Spender*innen-Umfragen speichern
  • Spenden bestimmten Projekten zuordnen
  • Mitgliedschaften und Mitgliedsbeiträge verwalten
  • Daten aus Spendenaktionen einsehen
  • Patenschaften verwalten
  • E-Mails empfangen und verschicken
  • Briefpapier hinterlegen
  • Individuelle Verwendungszwecke auf dem Kontoauszug
  • und vieles mehr

 

5. Welche Funktionen sollte ein gutes Non-Profit CRM haben?

Die Frage nach den Must-haves eines CRM ist nicht allgemein zu beantworten. Es hängt stark davon ab, welche Anforderungen Du an das System stellst, was Du damit machen möchtest und wie Du es verwenden möchtest. Daher ist die Entscheidung für ein CRM nicht ganz einfach. Du solltest Dir jedenfalls genug Zeit lassen, um in Frage kommende CRM Systeme zu prüfen und mit Deinen Anforderungen abzugleichen. Falls Du das FundraisingBox CRM im Detail kennenlernen willst, melde Dich für ein kostenloses und unverbindliches Produkt-Webinar an: Zu den Webinaren

Aus unserer Sicht sollte ein gutes Non-Profit CRM zumindest diese Funktionen aufweisen:

  • Übersichtliche Kontaktdaten
  • Spendenhistorie
  • Kommunikationshistorie
  • Tags oder andere Möglichkeiten, um Spendende und andere Kontakte zu gruppieren (z. B. in Mitglieder, Dauerspender*innen, Unternehmen, etc.)
  • benutzerdefinierte Felder bei Spenden und Kontakten
  • Möglichkeit, Projekte anzulegen und Spenden zuzuordnen
  • Einfache Suchfunktion, mit der man mehrere Aspekte gleichzeitig abfragen kann
  • Einfache Erstellung und Versand von Spendenquittungen
  • Aufgabenmanagement
  • Ohne Installation von überall aus zugänglich (browserbasiert)
  • Intuitive Benutzung
  • Listenoperationen (z. B. mehreren Spenden gleichzeitig ein Projekt zuordnen)
  • Mit anderen Programmen verknüpfbar
  • E-Mail-Eingang und -Ausgang direkt aus dem CRM
  • Sicherheit
  • Variable Preisgestaltung, die mit der Organisation mitwächst
  • Automatische, personalisierbare Dankesmails
  • Einfacher Datenimport und -export
  • Individuelle Verwendungszwecke am Kontoauszug

 

Sicherheit

Wo es um Daten geht, ist Sicherheit eines der wichtigsten Themen. Denn auch Non-Profits sind vor Hacker-Attacken nicht sicher und Spender*innen-Daten sind überaus sensibel. Ein CRM muss also entsprechend sicher sein – ein Datenklau würde das Vertrauen Deiner Spendenden stark in Mitleidenschaft ziehen.

Worauf solltest Du also achten? 

Die Daten sollten auf jeden Fall DSGVO-konform gespeichert werden. Der Zugriff auf das CRM sollte außerdem über 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert sein (z. B. Google Authenticator oder Yubikey). Auch die Zugriffsrechte innerhalb des Teams sollten individuell angepasst werden können, damit sensible Daten nur von jenen eingesehen und bearbeitet werden können, die dies auch für Ihre Arbeit brauchen.

Hier liest Du mehr über Sicherheit: Cyber Security für Non-Profits

 

6. Wie bewältigt man den Umstiegsprozess

Ist die Entscheidung für ein CRM getroffen, ist schon ein großer Teil des Umstieges geschafft. Für die weiteren Schritte kommt es darauf an, ob Du bereits Daten hast, die in das neue System eingespielt werden müssen. 

Dieser Datenimport kann ebenfalls ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Je nachdem, ob die Daten in einer alten Datenbank, einem anderen CRM oder auf Excel-Listen gespeichert sind, ergibt sich ein anderes Vorgehen. Das Ziel ist aber immer gleich: Die richtigen Daten müssen in die richtigen Felder 😉

Dafür musst Du natürlich vorab wissen, welche Felder es im CRM gibt, welche Du noch benötigst und wie Du das “Matching” gestaltest. Falls Du die Zeit nicht hast oder die Datenaufbereitung nicht selbst machen möchtest, können Datenspezialist*innen weiterhelfen.

Ganz allgemein lässt sich aber sagen: Ein CRM ist ein lebendiges Konstrukt, das mit der Zeit wächst und weiter optimiert wird. Zu Beginn dürfen ruhig noch kleinere Fehler existieren – diese können dann in der täglichen Arbeit korrigiert werden. Versuche nicht, alle Anwendungsfälle vorab antizipieren zu wollen – entweder es klappt ohnehin nicht, oder der Umstellungsprozess findet niemals ein Ende. 

Wichtig ist auch noch zu erwähnen, dass alle im Team mit dem CRM arbeiten sollten. So ist sichergestellt, dass alle Informationen dort gespeichert werden. Dafür sollten Deine Kolleg*innen aber auch gebrieft werden, denn für einheitliche Daten braucht es einheitliche Regeln (z. B. wie werden benutzerdefinierte Felder und Tags verwendet, wie werden Namen und Titel geschrieben, etc.). 

 

CRM für Non-Profits – mehr als nur eine Datenbank

Du siehst, das Thema CRM ist umfangreich und vielschichtig. Trotzdem ist es für jede Non-Profit wichtig, sich damit auseinanderzusetzen, denn diese Systeme bieten jede Menge Vorteile. Sie vereinfachen die tägliche Arbeit des Spender*innen-Service und halten wertvolle Daten für Fundraiser*innen bereit!

Die Vorteile eines CRM für Non-Profits auf einen Blick:

  • Zeit und Geld sparen
  • Besseren Überblick durch zentrale Daten erhalten
  • Leichter Zugriff auf die Daten durch das ganze Team
  • Besseres Teamwork durch Aufgabenmanagement
  • Ermöglicht datenbasiertes, effizientes Fundraising

Und jetzt wünschen wir Dir viel Erfolg beim Finden des perfekten CRM für Deine Non-Profit!

 

Hat dir dieser Artikel gefallen? Dann abonniere unseren Blog und verpasse keinen neuen Beitrag mehr!

Wie hat dir dieser Beitrag gefallen?

Klicke auf die Sterne um zu bewerten!

Durchschnittliche Bewertung 5 / 5. Anzahl Bewertungen: 2

Bisher keine Bewertungen! Sei der Erste, der diesen Beitrag bewertet.

Weil dir dieser Beitrag gefallen hat:

Teile ihn in deinen sozialen Netzwerken und folge uns für weitere Informationen rund um Digital Fundraising!

Es tut uns leid, dass der Beitrag für dich nicht hilfreich war!

Lasse uns diesen Beitrag verbessern!

Wie können wir diesen Beitrag verbessern?

Vorheriger ArtikelOnline Spenden sammeln – Tipps für Non-Profits
Nächster ArtikelSpender*innen-Bindung erhöhen: Tipps für Non-Profits
Karin ist unsere Content-Spezialistin. Hier kann sie ihre langjährige Erfahrung im Non-Profit-Bereich optimal für unsere Kunden einsetzen und tun, was sie liebt: Schreiben! Mit großer Leidenschaft setzt sie sich dafür ein, Non-Profits den Weg zur Digitalisierung zu vereinfachen: "Durch Digital Fundraising können gemeinnützige Organisationen ihre Ziele noch schneller erreichen und so eine bessere Welt für uns alle schaffen. Gibt es etwas Schöneres, als an dieser Vision mitzuarbeiten?"

Kommentieren Sie den Artikel

Please enter your comment!
Please enter your name here