Ortsunabhängiges Arbeiten heißt auch, nicht immer und überall Zugriff auf den Briefkasten oder die Ablageordner zu haben. Die Lösung für dieses Problem: Digitalisierung! Teile wichtige Dokumente einfach und schnell mit Deinen Kollegen und erhalte Post auf digitalem Wege. Das papierlose Büro steckt voller Vorteile: einfache Archivierung, schnelleres Wiederfinden von bestimmten Dokumenten und verkürzte Kommunikationswege. Wir verraten Dir, wie das geht:
Eingehende Post scannen lassen
Wir arbeiten beim Empfang von Post sehr erfolgreich mit dem Dienstleister Dropscan zusammen. Dafür haben wir einen Post-Nachsende-Auftrag erteilt, der Briefe an unsere Postadresse automatisch umleitet. Dropscan scannt die Umschläge und schickt sie Dir elektronisch. Dann kannst Du entscheiden, ob auch der Brief selbst gescannt und geschickt werden soll, ob die Sendung gleich vernichtet werden soll oder ob Du sie im Original per Post erhalten möchtest. Das alles kann manuell oder automatisiert geschehen. Dieses Service gibt es z. B. auch von der Deutschen Post und vielen weiteren Anbietern.
Gescannte Post kann manuell oder automatisch an einen Ort Deiner Wahl weitergeleitet werden. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Dropbox, Google Drive, Trello, OneDrive und viele weitere Cloud-Lösungen. Auch Dein FundraisingBox CRM kannst Du dafür nutzen. Wie das geht, haben wir hier beschrieben: Eingehende E-Mail automatisch in die FundraisingBox synchronisieren. In unserem FundraisingBox CRM kannst Du außerdem die Rechte so einschränken, dass nur ausgewählte Kollegen die Post einsehen bzw. vorverarbeiten können. Das hilft bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und garantiert einen zielgerichteten Workflow.
Wichtige Dokumente können – zusätzlich zur elektronischen Ablage – auch im Original an eine bestimmte Adresse weitergeschickt werden. So landen nur die wirklich wichtigen Dinge in einem herkömmlichen Ablageordner.
Belege und andere Dokumente einfach von unterwegs schicken oder ablegen
Eine Dienstreise ist vorbei und Du sollst die Belege über Deine Ausgaben bei der Buchhaltung abgeben, aber das Zugticket ist nicht mehr in der Brieftasche? Eine große Rechnung über Homeoffice-Hardware hat sich irgendwie ins Altpapier gemogelt und ist nicht mehr auffindbar? Auch dafür gibt es eine einfache, schnelle und sehr praktische Lösung: mache Dein Handy zum Scanner. Wir verwenden u. a. die Apps Genius Scan und Scanner Pro. Damit kannst Du Belege sofort einscannen und in der digitalen Dokumenten-Ablage speichern. So können auch die Kollegen aus der Buchhaltung sofort darauf zugreifen und haben immer alles an einem Ort verfügbar.
Das funktioniert selbstverständlich auch umgekehrt: Du hast von überall direkt auf alle wichtigen Dokumente Zugriff – also auch unterwegs in der Bahn, in Konferenzen und Besprechungen oder Zuhause auf Deinem Sofa.
Digitales Dokumenten-Management
Wo sich früher Berge von Aktenordnern aufgetürmt haben, genügt heute ein Internet-Zugang. Dank Cloud-Diensten wie DropBox oder GoogleDrive können Dokumente einfach und sicher digital abgelegt werden. Dennoch gibt es auch hier drei wichtige Dinge zu beachten:
- Least-Privilege-Prinzip: Beschränke die Zugriffsrechte auf ein Minimum. Jeder Kollege sollte nur auf die Bereiche Zugriff haben, die er für seine Arbeit unbedingt benötigt. Dadurch ist eine hohe Informationssicherheit gewährleistet. Außerdem ist das System dadurch stabiler, ganz nach dem Motto: „Zu viele Köche verderben den Brei.“.
- Regelmäßige, automatische und datenschutzkonforme Backups: Auch digitale Daten können verloren gehen. Unabsichtliches Löschen oder defekte Hardware haben schon so manchen in Schwierigkeiten gebracht. Deswegen solltest Du unbedingt automatische, regelmäßige Backups machen. Wir empfehlen die Verwendung einer externen Festplatte und/oder einer zweiten Cloud-Lösung.
- Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Vorgaben: Manche Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Das sind z. B. Buchhaltungsbelege oder SEPA-Einzugsaufträge. Diese müssen im Original mehrere Jahre lang aufgehoben werden. Außerdem gibt es bestimmte Vorgaben vom Bundesministerium für Finanzen, wie Daten und digitale Dokumente richtig archiviert werden müssen.
So läuft’s wie am Schnürchen: Workflow-Tools
Digitalisierung soll Arbeit und Zeit sparen. Damit die Nutzung all der verschiedenen Online-Dienste nicht selbst zur Arbeit wird, gibt es sogenannte Workflow-Tools. Mit ihnen lassen sich unterschiedliche Programme synchronisieren und zusammenschließen. Ein gutes Workflow-Tool ist z. B. Zapier. Hier kannst Du bestimmte Routinen festlegen, die dann ganz automatisch und im Hintergrund ablaufen. Zum Beispiel kannst Du die eingescannte Post automatisch aus Deinem E-Mail-Programm auf einen Cloud-Service hochladen und danach Benachrichtigungen darüber verschicken lassen. Du kannst damit aber z.B. auch neue Facebook-Leads direkt bei Mailchimp importieren oder eingehende Rechnungen automatisch an die richtige Abteilung weiterleiten. Die Möglichkeiten sind grenzenlos und benötigen keine Programmier- oder IT-Kenntnisse.
Safety first: Prüfen und Verträge schließen
Die Auswahl an digitalen Diensten ist mittlerweile riesig. Genau darum ist es wichtig, genau zu prüfen, wem man seine Daten anvertraut. Lasse also Deinen Datenschutzbeauftragten vor der Nutzung eines neuen Dienstes überprüfen, ob auch wirklich alles DSGVO-konform abläuft. Außerdem empfehlen wir, mit allen Dienstleistern, die Deine personenbezogenen Daten verarbeiten, einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschließen.
Flexibel, modern und effizient: das papierlose Büro
Natürlich gibt es zum papierlosen Büro noch viel mehr zu sagen – zum Beispiel, dass es auch sehr positive Auswirkungen auf die Umwelt hat. Wir denken aber, dass Du mit diesem Artikel nun einen guten Überblick gewonnen hast und stehen bereit, falls Du noch Fragen zu diesem Thema hast. Wir sind auf jeden Fall sehr glücklich mit diesen Lösungen, denn sie helfen uns ortsunabhängig, flexibel und effizient zusammenzuarbeiten.
