Digitalisierung beinhaltet große Chancen für Non-Profits, doch auch Herausforderungen. Es braucht entsprechendes Know How und eine Einordnung des Themas in die Gesamtstrategie, damit das darin schlummernde Potential genutzt werden kann. Zum Beispiel hilft erfolgreiche Digitalisierung dabei, Prozesse zu verschlanken bzw. zu automatisieren und gibt damit dringend benötigte Ressourcen frei. Und hier liegt ein Teufelskreis versteckt:
Das Problem knapper Ressourcen könnte durch Digitalisierung entschärft werden, wofür es aber wiederum Know How benötigt, das nur durch Ressourceneinsatz (Zeit oder Geld) aufgebaut werden kann.
Um also langfristig durch mehr Effizienz Ressourcen einsparen zu können, muss kurz- bis mittelfristig investiert werden.
Digitalisierung ist aber auch eine Frage der Zukunftsfähigkeit. Denn Arbeitsprozesse werden zukünftig immer digitaler werden. Der Zug ist bereits losgefahren – wer nicht zurückbleiben will, sollte aufspringen. Das betrifft nicht nur Non-Profits, sondern alle Branchen und alle Bereiche der Arbeitswelt: Personalabteilungen stellen auf digitale Personalverwaltung um, Face-to-Face Fundraising wird statt mit Formularen mit Tablets gemacht, Verträge werden zunehmend digital signiert, etc.
Für all das benötigt es Know How, damit Digitalisierung stattfinden kann und tatsächlich zu mehr Effizienz führt.
Fehlendes Know How bei Führungspersonen und Mitarbeiter*innen
Fehlendes digitales Know How ist eine große Herausforderung, der z. B. mit entsprechender Personalsuche entgegnet werden kann. Das gelingt aber nur, wenn die genauen Anforderungen und nötigen digitalen Skills bekannt sind. Laut der Gartner TalentNeuron-Umfrage ist genau das das erste Problem: In den meisten Unternehmen gibt es dieses Wissen (noch) nicht, weshalb diese Aspekte weder beim Recruiting, noch bei Weiterbildungsangeboten für Mitarbeitende berücksichtigt werden können.
Zudem werden laut einer Umfrage der Unternehmensberatung Staufen Jobausschreibungen meist von Führungspersonen verfasst, die kaum in operative Prozesse eingebunden sind. Dadurch ist es schwer für sie zu erkennen, welches Wissen tatsächlich dringend in der Praxis für die Digitalisierung benötigt wird. Außerdem sehen sie dadurch oft nicht das Optimierungspotential durch Digitalisierung oder beschließen einmalige Investitionen in IT-Infrastruktur, die keine Arbeitserleichterungen darstellen.
Digitalisierung als strategische Ausrichtung
Dieses Problem – das Verkennen von tatsächlichem Bedarf und Potential – liegt aber auch darin begründet, dass Digitalisierung oft falsch verstanden wird. Der Begriff beschreibt eine grundlegende Veränderung der Arbeitsprozesse und -mittel, die sich stark auf die gesamte Organisation und ihre Abläufe auswirkt. Daher sollte Digitalisierung nicht als kleines, abgelöstes Projekt verstanden werden, sondern als strategische Ausrichtung.
Digitalisierung in der Organisationsstrategie zu berücksichtigen bedeutet, dass Verantwortliche sich darüber klar werden müssen, welche Bereiche ihrer Organisation das größte Optimierungspotential haben und welches Know How dafür nötig ist. Sie sollten diesen Veränderungsprozess bewusst gestalten und begleiten, Ängste und Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen und darauf eingehen. Digitalisierung muss als Prozess verstanden werden, der durch gutes Change Management begleitet werden sollte.
Bedarf erkannt, aber zu niedrig priorisiert
Sowohl Mitarbeiter*innen als auch Führungspersonen in der Non-Profit-Branche haben den Bedarf und das Potential von Digitalisierung zu einem großen Teil bereits erkannt. Dennoch wird das Thema meist nebensächlich behandelt: die niedrige Priorität führt zu fehlendem Budget, wodurch die eingangs erwähnten, notwendigen Investitionen gar nicht erst getätigt werden können.
So lässt sich nur schwer das nötige Know How aufbauen, der Druck wird ohne begleitende Maßnahmen und Unterstützung an das Personal weitergegeben. Mitarbeitende sollen von sich aus die Digitalisierung der Organisation vorantreiben – mit unzureichendem Budget, Know How und ohne leitende Strategie.
Unsicherheiten und Komplexität
Das unzureichende digitale Know How führt zwangsläufig zu Unsicherheiten. Welche Risiken bestehen für Daten und Datenschutz? Welche Tools und Plattformen dürfen DSGVO-konform eingesetzt werden? Was ist beim Einsatz von Dienstleister*innen in Bezug auf Datensicherheit zu beachten?
Auch der persönliche Arbeitsbereich ist betroffen: Mitarbeitende müssen neue Prozesse adaptieren, sich mit neuen Arbeitsmitteln zurechtfinden und sich laufend zu technologischen Möglichkeiten weiterbilden.
Nicht strategisch geleitete Digitalisierung führt oft auch dazu, dass IT-Infrastrukturen immer komplexer werden. Gewachsene Strukturen werden nicht optimiert, sondern mit immer mehr Tools ergänzt, die nicht oder nur mangelhaft untereinander vernetzt sind. Mit diesen Strukturen arbeiten zu müssen kann zu Frustration und Unsicherheit führen. Infolge werden Digitalisierungsbemühungen boykottiert und der gesamte Prozess gebremst.
Lösungsansätze für mangelndes digitales Know How in Non-Profits
All diesen Herausforderungen muss mit gut durchdachten, an der Organisationsstrategie ausgerichteten Maßnahmen begegnet werden. Hier bieten sich viele Möglichkeiten, um eine Verbesserung herbeizuführen:
1. Weiterbildung
In bestehende Mitarbeitende zu investieren ist nie ein Fehler. Sie haben Erfahrung, kennen die Organisation und ihre Abläufe und können viel zu einer Optimierung beitragen. Dafür müssen sie aber auch Zugang zu nötigem Know How haben.
Laut einer Studie aus 2019 sehen 65% der befragten Mitarbeiter*innen aus Non-Profits den größten Weiterbildungsbedarf in der “Kenntnis digitaler Lösungen und Online-Werkzeuge für Non-Profits”. Das ist soweit auch logisch: Man kann erst beurteilen, wo Optimierungen möglich sind, wenn man alle Möglichkeiten kennt. Hierzu gibt es bereits weiterhelfende Ansätze, z. B. in der Übersicht des Fundraiser Magazins oder auf Vergleichsportalen wie Capterra. Eine genaue Auseinandersetzung mit den eigenen Anforderungen und den gebotenen Möglichkeiten ist aber trotzdem notwendig – hier sollte den Verantwortlichen ausreichend Zeit für einen umfassenden Vergleich gegeben werden.
Generell ist die Investition in die digitale Weiterbildung der Mitarbeiter*innen eigentlich unumgänglich, wenn eine Non-Profit zukunftsfähig bleiben möchte. Digitale Skills werden immer wichtiger und diese Entwicklung ist auch nicht mehr zu stoppen.
Für Non-Profits gibt es auch viele – teilweise kostenlose – Angebote zur Weiterbildung. Die Fundraising Akademie bietet laufend interessante Webinare, Kurse und Seminare. Auch wir von der FundraisingBox veranstalten regelmäßig Webinare zu digitalen Themen mit Expert*innen der Branche und teilen unser Wissen hier im Blog. Durch die Use Cases unserer Kund*innen können sich Organisationen auch Inspiration für den Einsatz digitaler Möglichkeiten holen.
2. Unterstützung von Außen
Eine weitere Möglichkeit, fehlendes Know How auszugleichen ist Unterstützung von Außen. Es gibt zahlreiche auf Non-Profits spezialisierte Berater*innen und Agenturen, die bei allerlei Themen helfen können: Strategieentwicklung, Webentwicklung, digitales Fundraising etc. In unserem FundraisingBox Partner*innen-Netzwerk findest Du viele Anlaufstellen mit Non-Profit-Erfahrung.
Das ist eine gute Möglichkeit, um tiefergehendes Wissen und technische Fähigkeiten in die Organisation zu holen. Sie sollte aber nicht als Ersatz dafür angesehen werden, das eigene Team zu schulen und zu befähigen, mit digitalen Lösungen arbeiten zu können!
3. IT-Infrastruktur schlank halten
Um dem Problem der Komplexität entgegen zu wirken, sollten vorrangig Lösungen eingesetzt werden, die intuitiv nutzbar sind und keine lange Einarbeitungszeit benötigen. Außerdem sollten die Plattformen, Tools und Apps untereinander verknüpfbar sein, damit keine unübersichtlichen Datensilos entstehen. Hier zählt: weniger ist mehr. Non-Profits sollten umfassenden Plattformen den Vorzug vor komplexen Gebilden aus zahlreichen verschiedenen Einzellösungen geben. Außerdem ist es von großem Vorteil, Zugriff auf einen engagierten und kompetenten Support zu haben.
All diese drei Dimensionen (umfassende Plattform, flexible Verknüpfbarkeit, Support) gibt es z.B. bei der FundraisingBox.
4. Budget für Veränderungen freigeben
Wie in der Einleitung beschrieben, benötigt Digitalisierung erst einmal Ressourcen, bevor sie zu einer messbaren Leistungs- und Effizienzsteigerung führt. Hier ist es wichtig, dem Thema eine hohe Priorität beizumessen und es mit ausreichend Budget zu versehen. Entscheider*innen sollten dies als Investition in die Zukunftsfähigkeit verstehen und Mut zu Veränderung haben. Ein Umdenken ist nötig, damit die eigene Organisation auch in Zukunft noch viel Gutes bewirken kann.
Dieser Punkt ist besonders für kleinere Vereine und Organisationen schwierig zu bewerkstelligen, da es hier oft schlicht kein freies Budget gibt, das umgeschichtet werden könnte. Dann ist es empfehlenswert, sich über Fördermöglichkeiten zu informieren: seit der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Beschleunigung der Digitalisierung gibt es spezielle Fördertöpfe, die dazu da sind, Digitalisierungsvorhaben zu unterstützen.
Digitales Know How aufzubauen ist unumgänglich
Auch wenn es zahlreiche Möglichkeiten gibt, internes digitales Know How zu ersetzen (Outsourcing, Support, etc.), sollten Non-Profits in die Fähigkeiten der eigenen Mitarbeitenden investieren. Um die eigene Organisation erfolgreich zu digitalisieren benötigt es drei Dinge: digitales Denken (Mindset), digitale Fähigkeiten (Skillset) und digitale Arbeitsmittel (Toolset). Dafür empfehlen wir, die vielen Möglichkeiten kostenloser Weiterbildung zu nutzen – ob Webinare, Blogs oder Newsletter – um neue technologische Entwicklungen zeitnah für die eigene Non-Profit nutzen zu können.
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