#2 Mit der richtigen Software zum produktiven Homeoffice

529

Im folgenden Blogartikel möchten wir Dir verschiedene Tools vorstellen, die den Arbeitsalltag im Homeoffice erleichtern. Denn nicht nur die richtige Hardware, sondern auch die passende Software ist für eine produktive Zusammenarbeit wichtig. Dabei wird es um Kommunikation, Dokumentenmanagement, Projektmanagement und Passwörter gehen. Viele Softwarehersteller bieten vergünstigte Konditionen für Non-Profits an. Die Links dazu findest Du ebenfalls hier im Blogpost. 

Über die letzten Jahre haben wir sehr erfolgreich unsere remote Zusammenarbeit organisiert, indem wir auch eine Reihe an Tools getestet haben, die heute die Grundlage für unsere digitalen Workflows bilden.

Kommunikation 

Mit den Kollegen in Kontakt sein – Der Teamchat

Jeder kennt es – eine kurze Frage an den Kollegen, die über den Schreibtisch hinweg gestellt wird, die Infos aus dem letzten Meeting, die in der Küche beim Kaffee besprochen werden oder den täglichen Witz, den man dem Lieblingskollegen erzählt. All das muss im Homeoffice nicht verloren gehen – ehrlich gesagt – darf all das im Homeoffice nicht verloren gehen!
Mit einem Teamchat bleiben die Kollegen in Kontakt und die Kommunikation läuft ganz ohne Umwege ab. Bei uns ist hierfür das verbreitete Tool Slack im Einsatz. Direktnachrichten, offene und private Gruppenchats sowie eine integrierte Videokonferenz-Funktion stellen die Basis des Tools dar. Mit etwas Ideenreichtum und Kreativität konnten wir damit den Social Talk von Wikando in unserer “Teeküche” bis zum NERD-Gequatsche im “Labor”-Channel super virtualisieren.
Ist der Chat erfolgreich im Einsatz, kann er durch die Integration mit anderen Tools wie dem Google Kalender, Projektmanagement Tools und vielem mehr erweitert werden. Auch Webhooks können verarbeitet werden und setzen der Kreativität hier keine Grenzen.

Das Gute ist: Für Non-Profits ist der Standard-Plan von Slack bis zu einer Teilnehmerzahl von 250 Kollegen kostenfrei. Sollen mehr als 250 Mitarbeiter den Chat nutzen, gibt es bis zu 85% Rabatt.
Und für Nicht-Non-Profits gilt: Für kleine bis mittlere Teams ist die kostenfreie Variante von Slack für den Anfang völlig ausreichend.

Hier geht’s zu Slack.
Hier geht’s zu den Slack-Konditionen für Non-Profits.

Quelle

Eine Alternative stellt Microsoft Teams dar. Auch hier sind alle Chat Funktionalitäten bis zu einer Teamgröße von 300 Mitarbeitern kostenlos. 

Hier geht’s zu Microsoft Teams.

Von Angesicht zu Angesicht – Video-Meetings

Die langzeit verbreitete Telefonkonferenz hat so gut wie ausgedient und dank schnellem Internet und innovativen Tools können wir unsere Kollegen bei Meetings im Homeoffice nun auch sehen. Und mal ganz ehrlich – das ist doch auch viel persönlicher als nur über das Telefon. Wir nutzen hier das Tool Google Meet. Sowohl für die Zukunft geplante, als auch spontane Meetings können mit nur wenigen Klicks gestartet werden. Dank einer intelligenten Darstellung hat man immer die Kollegen im Blick, die gerade sprechen, auch wenn das ganze Team im Video-Meeting dabei ist. So fühlt es sich fast so an, als würde man gemeinsam in einem Meeting-Raum sitzen.

Möchte man seinen Kollegen etwas auf seinem Laptop zeigen, kann man seinen kompletten Bildschirm oder auch nur einzelne Fenster einer Anwendung teilen. So musst Du auch im Homeoffice nicht auf den Austausch im gesamten Team, Präsentationen und Workshops verzichten. Und als Add-On kommt ganz nebenbei auch ein Telefonraum nebst deutscher Einwahlnummer mit – teure Telefonkonferenz-Software adé! 

Google Meet ist ein Teil der G Suite und das Tolle ist: Non-Profits können die komplette G Suite völlig kostenfrei nutzen!

Hier geht’s zur G Suite.
Hier geht’s zur kostenlosen Aktivierung und Nutzung der G Suite für Non-Profits.

Quelle

Eine gute (und für Meetings bis 40 min kostenfreie) Alternative ist das Tool Zoom. Die Pro Variante wird für Non-Profits aktuell für 61,00€ (+MwSt.) im Jahr über “Stifter helfen” angeboten und beinhaltet 100 Teilnehmer pro Meeting. 

Hier geht’s zu Zoom.
Hier geht’s zu den Zoom-Konditionen für Non-Profits.

Vorallem aus dem privaten Gebrauch bekannt ist die Software Skype. Das Tool ist bis zu 50 Meeting-Teilnehmern kostenlos. 

Hier geht’s zu Skype.

Mit Kunden und Partnern in Kontakt bleiben – Das geht auch ohne Diensthandy

In speziellen Fällen ist es umständlich eine Videokonferenz zu organisieren. Zum Beispiel, wenn man sich bei einem Kunden oder Partner melden möchte. Oftmals weiß man nicht wie das Gegenüber ausgestattet ist, ob er aktuell vor dem Laptop sitzt oder eine schnelle Internetverbindung hat. Es ist jedoch aufwendig und teuer jeden Mitarbeiter mit einem Diensthandy auszustatten. Aber auch hier bieten uns innovative Tools sehr gute Möglichkeiten.

Unsere Firmentelefonanlage ist, wie all unsere anderen Services, ebenfalls virtualisiert. Dazu arbeiten wir schon seit vielen Jahren mit dem deutschen Anbieter Sipgate zusammen. Dieser ermöglicht uns nicht nur von jedem Ort aus mit der gleichen Festnetznummer anzurufen, sondern bietet neben einem zentralen Anrufbeantworter sowie weitreichenden Weiterleitungs-Mechanismen alle Funktionen einer stationären Telefonanlage.

Wusstest Du schon: Mit Hilfe des Sipgate-Plugins kann man mit nur einem Mausklick Telefonanrufe aus dem FundraisingBox CRM starten – und das ganz ohne Diensthandy im Homeoffice.

Hier gehts zu Sipgate. 

 

Dokumente managen

Auch beim Thema Dokumentenmanagement und Ablage brauchen Organisationen in Zeiten von Homeoffice keine Abstriche machen – im Gegenteil! Es gibt eine Reihe von Tools, die einen cloud-basierten Zugriff und sogar paralleles Arbeiten an Dokumenten möglich machen. Das Thema Sicherheit steht bei den Anbietern an oberster Stelle. So kann ein Zugriff beispielsweise über eine 2-Faktor Authentifizierung abgesichert werden oder Dokumente nur einer bestimmten Nutzergruppe sichtbar gemacht werden. Wir nutzen auch hier die G Suite, sowohl zur Erstellung von Dokumenten, als auch zur Ablage. So sind auch unsere sensiblen Dateien an einem sicheren Ort abgelegt. In der G Suite kann man wie gewohnt Textdateien, Tabellen, Präsentationen und vieles mehr anlegen – und keine Angst – der Unterschied zu Word, Excel und Co ist wirklich gering.

Hier geht’s zur G Suite.
Hier geht’s zur kostenlosen Aktivierung und Nutzung der G Suite für Non-Profits.

Quelle

Eine bekannte Alternative ist Office 365 Business. Auch hier gibt es ein tolles Programm für Non-Profits, bei den die Basisfunktionen kostenlos genutzt werden können und es lohnende Vergünstigungen auf Upgrades gibt.

Hier geht’s zu Office 365 Business.
Hier geht’s zu den Office 365-Konditionen für Non Profits.

 

Projekte erfolgreich managen

Ein gutes Projektmanagement ist der Schlüssel zum effizienten Einsatz von Ressourcen. Auch zu Zeiten, in denen alle Mitarbeiter im Büro sind, helfen innovative Tools bei Projekten nicht den Überblick zu verlieren. Wir bei Wikando nutzen das Tool Asana. Dort findet ein Großteil unserer Kommunikation zu konkreten Themen statt. Steht ein neues Projekt an, werden dort alle ToDos und Deadlines abgebildet und die Aufgaben verteilt. So wird schnell sichtbar, wo Lücken sind und wir gewährleisten asynchrones Arbeiten (z.B. in verschiedenen Zeitzonen). Auch unseren Software-Entwicklungsprozess und unsere Meetings bilden wir in Asana ab. 

Als Projektmanagement-Beginner profitiert man von einer Vielzahl an Vorlagen und kann das Tool im kleinen Rahmen sogar kostenlos nutzen. Und für Non-Profits gibt es das Business Paket für aktuell nur 69,00 € (+MwSt.) pro Jahr.

Hier geht’s zu Asana.
Hier geht’s zu den Asana-Konditionen für Non-Profits.

Quelle

Eine etwas weniger mächtige Alternative stellt das Tool Trello dar. Es eignet sich besonders für kleine Teams und einfach strukturierte Projekte. Auch hier ist die Einsteigerversion kostenfrei. Für Non-Profits gibt es sogar 75% Rabatt auf die Trello Business Class und Enterprise!

Hier geht’s zu Trello.
Hier gehts zu den Trello-Konditionen für Non-Profits.

 

Passwörter sicher verwalten

Zugangsdaten auf einem Post-It unter der Tastatur oder gespeicherte Passwörter in einem Word-Dokument sollten schon längst der Vergangenheit angehören und verstoßen im übrigen auch gegen die geltende DSGVO. 

Es gibt eine Vielzahl an Tools, die unsere Passwörter sehr sicher verwahren und trotzdem eine benutzerfreundliche Verwendung gewährleisten. Wichtig für den Unternehmenseinsatz ist neben einer absolut sicheren Verschlüsselung auch die Möglichkeit Zugänge und Passwörter zentral zu verwalten und zu verteilen.  

Hier geht’s zu Lastpass.
Hier geht’s zu 1Password.

Wir hoffen, wir konnten einen guten Überblick über die verschiedenen Tools, die ein Arbeiten im Homeoffice erleichtern, geben. Jeder Bereich birgt natürlich Möglichkeiten noch weiter ins Detail zu gehen. Wir werden unsere Serie Homeoffice Guide für NGOs in der nächsten Zeit weiter fortsetzen.

Kommentieren Sie den Artikel

Please enter your comment!
Please enter your name here