Bei Wikando arbeiten wir seit 8 Jahren sehr erfolgreich in einem komplett verteilten Team. Wir zeigen Dir in unserer Serie “Homeoffice Guide für NGOs” über die nächste Zeit, wie Deine Organisation erfolgreich funktioniert, auch wenn das Büro vorerst leer bleibt.
Unsere Blogartikel-Serie starten wir mit einem grundlegenden Thema: Die Beschaffung der richtigen Hardware für das Homeoffice der Mitarbeiter kann bei dem riesigen Angebot schnell überfordern. Wir wollen Dir hier die Hardware vorstellen, mit denen unsere Mitarbeiter gute Erfahrungen gemacht haben. Auch unsere Tipps zum Umgang mit täglich benutzen Systemen und dem Heim-WLAN teilen wir gern.
Ausstattung mit der richtigen Hardware
Die dringendste Aufgabe, die aktuell ansteht, ist es, alle Mitarbeiter mit der wichtigsten Hardware und Software zu versorgen. Zur Grundausstattung für jeden Mitarbeiter gehören:
Laptop oder stationärer PC
Für gelegentliches Homeoffice ist ein Laptop die beste Wahl, da er schnell sowohl zuhause als auch im Büro aufgebaut ist und leicht transportiert werden kann. Für viele Organisationen ist die Anschaffung von Laptops inklusive der Einrichtung ein großer finanzieller und zeitlicher Aufwand. Da wir uns aktuell auf einen längeren Zeitraum mit permanentem Homeoffice einstellen müssen, kann es auch eine Option sein den Mitarbeitern bereits vorhandene und eingerichtete stationäre PCs mit nach Hause zu geben. Wenn man ein paar grundsätzliche Sicherheitsregeln beachtet und festlegt, stellt dies eine gute Möglichkeit dar. Infos rund um die Sicherheit im Remote-Office gibt es später im Verlauf unserer Serie.
Wir empfehlen die folgenden Laptops, die derzeit bei uns im Einsatz sind:
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Externer Bildschirm
Ein externer Bildschirm ist auch für die Benutzung eines Laptops durchaus sinnvoll, da die Bildschirmdiagonale größer ist, der Mitarbeiter entfernter vom Bildschirm sitzen kann (Stichwort: Sitzergonomie) und die Höhe individuell verstellen kann.
Aktuell arbeiten wir mit diesen Bildschirmen:
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Maus und Tastatur
Eine Maus und Tastatur gehören zur Grundausstattung jedes Arbeitsplatzes. Wer seinen Mitarbeitern etwas Gutes tun möchte, kann hier auf ergonomische Modelle setzen.
Diese Mäuse haben wir jeden Tag in der Hand:
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Auf diesen Tastaturen werden bei uns Blogposts geschrieben, Code entwickelt und Kunden-E-Mails beantwortet:
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Headset und Webcam
Die Umstellung von einer Bürokultur zu 100% Homeoffice hat für die tägliche Zusammenarbeit erhebliche Auswirkungen. Damit wir uns trotzdem jeden Tag sehen, Projekte gemeinsam planen, uns austauschen und auch einfach mal quatschen können, stimmen wir uns immer in Videokonferenzen ab. Was erstmal ungewohnt sein kann, wird sich nach wenigen Tagen schon ganz normal anfühlen. Vor allem ein sauberer Klang trägt zur “Wohlfühlkommunikation” bei – denn nichts ist anstrengender, als ständig beim Gegenüber nachzufragen.
Auch hierfür haben wir im Verlauf unserer remote-Firmengeschichte schon verschiedenste Headsets und Webcams getestet und das sind aktuell unsere Favoriten:
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Adapter und Kabel
Um die ganzen Einzelteile nun zu einem gut funktionierenden Homeoffice Arbeitsplatz zusammenzufügen brauchen wir Adapter und Kabel – auch um die ggf. zu Hause vorhandenen Gerätschaften zu nutzen. Welche Anschlüsse vorhanden sind, sind von Laptop zu Laptop unterschiedlich.
Für unsere Laptops nutzen wir dieses Adapter:
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Erstelle eine Übersicht, welcher Mitarbeiter bereits mit welchen Geräten ausgestattet ist und was noch fehlt und bestellt werden muss. Auch hier gilt es unnötige Kontakte zu vermeiden und die Hardware direkt zu dem jeweiligen Mitarbeiter nach Hause liefern zu lassen.
Zugänge und Berechtigungen
Zunächst ist es notwendig einen Überblick zu erhalten und die folgenden Fragen zu beantworten:
- Welche Systeme werden täglich von Deinen Mitarbeitern genutzt?
- Können die Mitarbeiter von zu Hause aus auf die Systeme zugreifen?
- Gibt es Programme, die noch auf Laptops installiert werden müssen?
- Haben alle Mitarbeiter ausreichende Berechtigungen und Zugänge?
- Wer erteilt Berechtigungen und gibt es im Fall von Krankheit eine Vertretung?
- Müssen neue Software (Cloud-Dienste) oder Prozesse eingeführt werden, um z.B. Dokumente von zuhause aus zugänglich zu machen?
- Ist eine Kommunikation zwischen den Mitarbeitern problemlos möglich? (ggf. für die Übergangszeit einen DSGVO konformer Austausch von Telefonnummern sicherstellen)
Sollten hierbei noch Lücken auffallen, dann gilt es diese kurzfristig zu schließen, um jedem Mitarbeiter ein produktives Homeoffice zu ermöglichen.
Internet und WLAN
Was heutzutage erstmal selbstverständlich klingt ist der Schlüssel zu einem effizienten Arbeitsalltag – eine schnelle Internetverbindung.
Jeder Mitarbeiter hat zuhause andere Voraussetzungen. Sollte es in einzelnen Fällen so sein, dass zuhause noch keine Internetverbindung besteht kann man sich kurzfristig und günstig mit einem mobilen Hotspot helfen. Hierzu wird mit einem Handy ein WLAN erzeugt, welches zum Beispiel von einem Laptop genutzt werden kann.
Dabei haben wir gute Erfahrungen mit dem Anbieter Freenet FUNK gemacht.
Freenet FUNK bietet für 99 Cent pro Tag eine komplette Flatrate im Mobilfunk (e-Netz) an. Das wirklich Großartige ist, dass die Bestellung komplett per App funktioniert und die SIM Karte meistens innerhalb von einem Tag geliefert wird.
Auch die Geschwindigkeit der Internetverbindung ist ein entscheidender Faktor. Hierbei gilt die Faustregel: Wenn eine Download-Geschwindigkeit von 20 MBit/s und eine Upload-Geschwindigkeit von 10 MBit/s vorhanden sind, reicht das für die meisten Anwendungen problemlos aus. Ganz einfach herausfinden können Sie Ihre Internet-Geschwindigkeit mit einem sogenannten Speedtest.
Auf diesen Seiten können Sie kostenfrei einen Speedtest durchführen.
https://www.wieistmeineip.de/speedtest/
Hat ein Mitarbeiter zuhause kein WLAN, sondern nur eine LAN-Verbindung, dann muss ggf. noch ein entsprechend langes LAN Kabel und ein LAN Adapter besorgt werden.
Sehr gute Erfahrungen im Heim-Netzwerkbereich haben wir mit den FRITZ! Produkten der deutschen Firma AVM gemacht. Diese zeichnen sich durch einfache Installation, leichte Wartbarkeit und hohe Fehlertoleranz aus.
Hier geht’s zu dem FRITZ! Produkten von AVM (Partnerlink)
Und los geht’s!
Für den einen oder anderen sieht das erstmal nach einem großen Berg an Themen aus, die in kurzer Zeit organisiert werden müssen. Hier gilt es von bestehenden Strukturen abzuweichen und die Aufgaben im gesamten Team zu verteilen. So hat jeder die Möglichkeit einen Beitrag zu leisten und Aufgaben sind schneller erledigt.
Sind alle Mitarbeiter gut ausgestattet müssen nun Arbeitsalltag und die Strukturen, die normalerweise im Büro stattfinden, auf das Homeoffice übertragen werden.
Zu Themen wie Organisation von täglicher Abstimmung, remote Meetingkultur und Sicherheit liest Du bald mehr in unserer Serie “Homeoffice Guide für NGOs”. Hier geht es jetzt direkt weiter zum nächsten Teil „#2 Mit der richtigen Software zum produktiven Homeoffice„.
