Non-Profits müssen mit ihren knappen Ressourcen sinnvoll umgehen. Schließlich soll von ihrem Budget, also ihren Spenden, ja soviel wie möglich in die Erfüllung der Mission gehen. Deshalb ist auch oft nicht ausreichend Geld für Personal vorhanden – obwohl es mehr als genug Arbeit zu erledigen gäbe. Dadurch kommt es auch zu knappen Zeitressourcen und nicht selten zu überarbeiteten Mitarbeiter*innen. 

Homeoffice ist sicher nicht der heilige Gral, der alle Probleme löst – doch es kann dabei helfen, Geld und Zeit zu sparen und eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen. Wie genau, liest Du in diesem Artikel:

1. Kosten einsparen

Wer vollständig oder zumindest teilweise auf Homeoffice umstellt, kann sehr viel Geld für das Büro einsparen. Ein einziger Arbeitsplatz kann u. U. mehrere tausend Euro pro Jahr kosten: Miete, Strom, Heizung, Reinigung, Kaffee etc.

Durch Homeoffice könntest Du z. B. ein kleineres Büro mieten, in dem die Mitarbeitenden auf Wunsch tageweise arbeiten können und sich die Arbeitsplätze einfach teilen. Oder Du mietest für wichtige Meetings und Besprechungen einfach fallweise einen Raum in einem Co-Working-Space oder einem Seminar-Hotel. So oder so – die Kosten fallen wesentlich geringer aus als bei einem großen Büro, in dem alle ihren eigenen Arbeitsplatz haben. 

Eine weitere Kosteneinsparung betrifft die Digitalisierung: Im Homeoffice kann nicht einfach mal schnell ein Aktenordner an die Kolleg*innen weitergereicht werden. Statt dessen werden die erforderlichen Unterlagen z. B. per E-Mail geschickt oder in ein Online-Tool für Teamwork hochgeladen (z. B. gibt es von Google Workspace und Asana kostenlose Versionen). Durch die Digitalisierung von Arbeitsmitteln fallen also hohe Druckkosten einfach weg. 

Auch die Mitarbeitenden können durch den Entfall des Arbeitsweges Zeit und Geld einsparen – und das je nach Distanz zwischen Büro und Zuhause gar nicht mal wenig! 

 

2. Zeit einsparen

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und -mitteln bringt auch eine Zeitersparnis. Zum Beispiel sind dadurch wichtige Informationen für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich und auffindbar. Auch das asynchrone Arbeiten – also zeitlich voneinander unabhängiges Arbeiten – spart Zeit. Denn dadurch können Deine Mitarbeiter*innen sich ihre Zeit selbst so einteilen, wie es für sie optimal ist und wie es ihren Prioritäten entspricht. Viele zeitraubende Besprechungen und Meetings werden dadurch unnötig. 

Sofern alle Voraussetzungen stimmen (mehr dazu weiter unten), arbeiten Menschen im Homeoffice auch effizienter. Ablenkungen wie plaudernde Kolleg*innen, Lärm im Großraumbüro und ähnliches gibt es im Homeoffice nicht bzw. weniger. Das ermöglicht konzentriertes Arbeiten, die Mitarbeitenden schaffen also mehr in kürzerer Zeit.

Außerdem wird es durch das Mehr an Konzentration möglich, kreativere Ideen zu entwickeln und bessere Lösungen zu finden. So können erfolgreichere Projekte und Kampagnen geplant werden, die letztlich auch zu mehr Spenden führen.

Homeoffice ermöglicht mehr Konzentration bei der Arbeit

 

3. Weniger Ausfälle

Das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht auch eine bessere Koordination von privaten Terminen und Arbeit. Für den Termin für die Thermenwartung beispielsweise oder das Warten auf den*die Handwerker*in wird oft ein halber Arbeitstag blockiert. Im Homeoffice kann die Zeit vor und nach dem Termin direkt produktiv genutzt werden.

Es kommt im Homeoffice auch seltener zu krankheitsbedingten Ausfällen. Dafür gibt es zwei Gründe: einerseits stecken sich Mitarbeiter*innen im Homeoffice nicht gegenseitig an, andererseits wirkt sich auch die bessere Work-Life-Balance positiv auf die Gesundheit aus.

Eine Studie von Malakoff Mederic hat außerdem herausgefunden, dass 85 % der Mitarbeitenden im Homeoffice sich weniger müde und erschöpft fühlen.

 

4. Einfachere und schnellere Personalsuche

Ein Remote-Team ist nicht an einen bestimmten Standort gebunden. Dadurch kann die Personalsuche enorm vereinfacht werden! Einerseits erreicht man mit einer Remote Stellenanzeige auch qualifizierte Menschen in anderen Regionen, andererseits profitiert Deine Organisation von einem modernen Image. 

Mitarbeitende können durch Homeoffice ihren Wohnort frei wählen und sind nicht mehr an den Standort des Büros gebunden. Diese Freiheit wird nicht nur von jungen, reisebegeisterten Menschen geschätzt, sondern auch von Familien, die mit ihren Kindern oder aus anderen Gründen ländlich wohnen möchten.

In der Non-Profit-Branche werden auch meist keine Höchstgehälter gezahlt – viele Menschen würden in der Privatwirtschaft mehr verdienen. Dennoch arbeiten sie lieber für eine Organisation, die Gutes bewirkt – aus Überzeugung und Leidenschaft. Homeoffice kann ein zusätzlicher Anreiz sein, über das niedrigere Gehalt hinweg zu sehen. Immerhin bekommt man dafür mehr Freiheit, Selbstbestimmung und spart Zeit und Geld für den Arbeitsweg.

Das Angebot von Homeoffice erhöht also auch die Chancen Deiner Non-Profit auf passendes und gut ausgebildetes Personal.

 

Voraussetzungen für mehr Effizienz durch Homeoffice

Diese Vorteile sind aber auch an ein paar Voraussetzungen geknüpft. Mitarbeitende einfach unvorbereitet und unausgestattet ins Homeoffice zu schicken – so wie es während der Pandemie passiert ist – ist keine gute Lösung. Diese Punkte sollten erfüllt sein, damit das Team remote gut zusammenarbeiten kann:

 

1. Gute Arbeitsinfrastruktur

Deine Organisation sollte sich vorab überlegen, welche Mitarbeitenden welche Arbeitsmittel zuhause benötigen. Ohne passende Hard- und Software sind Schwierigkeiten vorprogrammiert. Niemand sollte von seinem privaten LapTop aus arbeiten müssen – das ist nicht nur für die IT-Sicherheit ein Risiko, sondern lenkt auch von der Arbeit ab (z. B. durch private E-Mails). 

Die genutzte Software sollte ortsunabhägig zugänglich sein – also über die Cloud. So haben alle uneingeschränkt Zugriff auf alle Programme und Daten, die sie für ihre Arbeit brauchen (z.B. über die FundraisingBox). Außerdem sollte es klare Regeln für die Benutzung der Software geben: welche Informationen werden wo gespeichert, wie organisiert sich die Zusammenarbeit und ähnliche Fragen müssen für alle klar sein. So haben alle jederzeit alle relevanten Informationen und asynchrones, zeitsparendes Arbeiten wird möglich.

 

2. Eignung des Zuhauses des Mitarbeitenden

Nicht alle Menschen haben ein Zuhause, das gesundes und konzentriertes Arbeiten ermöglicht. Darauf sollte unbedingt Rücksicht genommen werden. Es braucht zumindest ein gewisses Maß an Ruhe, einen ergonomischen Arbeitsplatz und Verständnis für Eltern, die neben der Arbeit auch ihre Kinder beaufsichtigen müssen.

Telefonierende Frau mit Hund und LapTop am Sofa
Auch wenn es am Sofa gemütlich ist, sollte es im Homeoffice einen ergonomischen Arbeitsplatz geben.

 

3. Bewusste Führung

Im Homeoffice arbeiten Menschen sehr selbstständig und die Möglichkeiten zur Kontrolle sind dadurch natürlich auch eingeschränkt. Das ist aber kein Nachteil, sondern ein Vorteil: Mitarbeitende können sich so voll entfalten und Verantwortung übernehmen. Kontrolliert werden nicht Menschen, sondern Ergebnisse.

Wichtig ist bei der Führung von Remote Teams, dass aktiv den negativen Seiten des Homeoffice entgegengewirkt wird. Zum Beispiel kann dem Gefühl der Einsamkeit mit einer gemeinsamen, virtuellen “Teeküche” begegnet werden, in der auch Privates Raum hat. Führungskräfte sollten ihre Teams auch dazu auffordern, sich in Online-Meetings besser kennenzulernen. Solche Meetings zum Plaudern stärken das Teamgefühl und verringern die Gefahr der “Vereinsamung”. 

 

4. Eignung der Mitarbeitenden

Mitarbeitende im Homeoffice sollten auch ein paar Fähigkeiten besitzen, die Ihnen das Arbeiten von Zuhause aus leichter machen. Zum Beispiel ist es wichtig, sich selbst motivieren zu können und die Disziplin zu haben, auch ohne direkte Kontrolle zuverlässig die Arbeit zu erledigen. Auch die Bereitschaft dazu, selbstverantwortlich zu arbeiten ist sehr wichtig!

 

Mehr erreichen trotz knapper Ressourcen

Homeoffice kann also nicht nur dazu beitragen, Deiner Organisation Geld und Zeit zu sparen – es hilft auch dabei, leichter neue Mitarbeitende zu finden und die Work-Life-Balance des Teams zu verbessern. Durch verstärkte Digitalisierung werden Arbeitsprozesse effizienter und flexibler. 

In unserer Homeoffice-Reihe findest Du viele weitere Tipps und Tricks für Teams im Homeoffice: Homeoffice & New Work

 

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Karin ist unsere Content-Spezialistin. Hier kann sie ihre langjährige Erfahrung im Non-Profit-Bereich optimal für unsere Kunden einsetzen und tun, was sie liebt: Schreiben! Mit großer Leidenschaft setzt sie sich dafür ein, Non-Profits den Weg zur Digitalisierung zu vereinfachen: "Durch Digital Fundraising können gemeinnützige Organisationen ihre Ziele noch schneller erreichen und so eine bessere Welt für uns alle schaffen. Gibt es etwas Schöneres, als an dieser Vision mitzuarbeiten?"

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