Ortsunabhängig arbeiten bei Wikando - ein Blick hinter die Kulissen im GetRemote-Interview

1. Mirjam, wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Peter, mein Mitgründer, und ich haben uns schon in einer sehr frühen Phase unseres Unternehmens überlegt, wie ein flexibles Arbeitsmodell aussehen kann. Wikando hatte bis 2011 ein physisches Office, daher haben wir als Gründer und zuvor als Studenten bereits Erfahrungen gesammelt, was z. B. aufwändiges Pendeln bedeutet. Später dann auch, was für Herausforderungen im Weg stehen können, wenn man Beruf und Familie in Einklang bringen möchte.

Aber auch der Umweltaspekt ist für uns relevant. Megacities z. B. bieten viele Jobs, stehen aber vor enormen Herausforderungen vielen Interessengruppen gerecht zu werden. Im Gegensatz dazu hegen manche Menschen den Wunsch auf dem Land zu wohnen, dort ist jedoch das Jobangebot limitierter. Durch eine Remote Company schaffen wir diesen Einklang und ermöglichen es, den eigenen Standort frei zu wählen.

Unser Arbeitsmodel ist bei unseren Wikandos fest in unserer Wikando Unternehmensphilosophie verankert, gemeinsam was bewegen. Nicht nur der Ort, sondern auch der Zeitaspekt ist uns in unserem Remote Team wichtig, denn jeder Mensch hat auch einen individuellen Biorhythmus. Diesen zu verändern ist kontraproduktiv, umso mehr ist aber auch eine gute Abstimmung untereinander relevant. Gemeinsame und feste Kommunikationszeiten zu haben, ist ein wichtiger Bestandteil, um gemeinsam als Team voranzukommen.

2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Zunächst Slack, das ist unser kleiner kleiner Schatz, der u. a. unsere digitale Teeküche beherbergt. Diese dient uns zum sozialen Austausch untereinander. Wir begrüßen uns hier tagtäglich, erzählen, was wir gestern Abend gemacht haben oder welche Laus uns heute morgen über die Leber gelaufen ist.

Gerade in Punkto Kommunikationssoftware haben wir bisher einiges ausprobiert, denn das ist eine sehr wichtige Säule im Remote.

Unsere Meetings machen wir mittlerweile mit Google Hangout, jedes davon mit Videokamera – das ist natürlich Pflicht.

Insgesamt haben wir sehr gute Erfahrung mit der G Suite gemacht und nutzen diese zum kollaborativen Arbeiten an Dokumenten, Sheets oder Präsentationen.

Die Kommunikation mit unseren Kunden und Stakeholdern erfolgt über unsere eigene Relationship Management Software (CRM), die wir im Rahmen der FundraisingBox auch unseren Kunden, den Non-Profits, anbieten.  Neben Kontaktdaten, können damit Alltagsprozesse automatisiert und bestimmte Gruppen zur Ansprache segmentiert werden. Die Basis effizienter Arbeit und Kommunikation ist Transparenz und zwar nicht nur im Remote-Team. Es ist wichtig zu wissen, woran Kollegen z. B. schon gearbeitet haben oder mit wem kommuniziert wurde. Eben Transparent kommunizieren.

Das ist auch unabdingbar für die Steuerung unserer internen Prozesse und Projekte – dazu nutzen wir Asana.

Das wären erstmal die grundlegendsten Tools, insgesamt haben wir mehr als ein Dutzend sehr häufig genutzte Tools, die uns unsere tägliche Arbeit erleichtern. Mehr dazu gibt’s auch in unserem “Homeoffice Guide für NGOs” bzw. auch konkret in unserem Beitrag #2 Mit der richtigen Software zum produktiven Homeoffice.

3. Warum hat du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Das habe ich ja zum großen Teil bereits in Deiner ersten Frage beantwortet. Darüber hinaus verbringe ich selbst gerne Zeit in den Bergen oder auch mal in einem Café. Ortswechsel helfen mir dabei, frische Ideen zu bekommen und zu reflektieren. Für mich überwiegen insgesamt die Vorteile des Remotes weit mehr, als die Herausforderungen, die sich dadurch ergeben und ich möchte es nicht mehr missen.

4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir arbeiten ortsunabhängig und noch nicht ganz zeitunabhängig. Zeit kann sich jeder frei einteilen, um sich z. B. einen Einkaufs- oder Arzttermin inmitten des Tages zu legen, aber wir haben auch Kernzeiten und feste Meetings. Erstere dienen unseren Kunden, denen wir einen großartigen Support bieten. Letztere dienen dabei unserer internen Abstimmung, die für unseren permanenten gemeinsamen Fortschritt wichtig sind.

5. Welche Startschwierigkeiten hattest du mit der Einführung des flexiblen Arbeitsmodells? Was ist dein größtes Learning aus der Umstellungsphase?

Ehrlich gesagt, keine, aber zu Beginn waren wir auch noch kleiner und der Kontakt zu jedem Einzelnen war unkompliziert remote abzubilden. Mittlerweile, mit unserem 18-köpfigen Team, pflegen wir eine gemeinsame und respektvolle Kommunikationskultur und haben Regeln, die wir im Remote einhalten wie z. B. Pünktlichkeit in Meetings, Aufmerksamkeit in die Kamera richten, gut ausgeleuchtetes Gesicht haben oder eine gute Audioübertragung ohne Nebengeräusche gewährleisten.

Dennoch war es uns von Beginn an wichtig, dass wir uns auch regelmäßig “physisch” treffen, d. h. wir sehen uns mindestens zweimal im Jahr im ganzen Team für 5 Tage, um zusammen eine andere Art von “Social Time” zu erleben. Dabei setzen wir auch bewusst auf Teamevents. Das kann Kajakfahren sein, ein Besuch in der Kletterhalle oder auch das Training durch Externe.

6. Welchen Vorher-Nachher Effekt hat die Einführung des ortsunabhängigen Arbeitens bei euch?

Wir sind glücklicher und flexibler in vieler Hinsicht. Vorher hätten wir uns für einen Ort entscheiden müssen oder wären bei der Mitarbeitersuche eingeschränkt gewesen. Wir ermöglichen unserem Team auch mehr Freiheit und Flexibilität. Dadurch ergibt sich i. d. R. mehr Zeit für Dinge, die einem selbst wichtig sind, was wiederum den Einzelnen stärker macht. Das spiegelt sich dann auch im Wikando Team wider und trägt zu einem gesunden Unternehmen bei.

7. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Vertrauensarbeitszeit – da arbeitet doch keiner – ist ein Vorurteil. Peter und ich führen die Wikando seit 12 Jahren, unser Produkt, die FundraisingBox feiert dieses Jahr 10-jähriges Jubiläum und ist damit sehr erfolgreich. Das funktioniert nur mit einem Team, das auch etwas leistet. Dabei ist uns aber die tatsächliche Arbeitszeit nicht wichtig, sondern das Ergebnis. Wichtige Schlüsselelemente dafür sind klare Strukturen, klare Ziele, Absprachen, Transparenz und Vertrauen und die sollten in jedem Unternehmen grundlegend sein.

8. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

1. Gesundheit der Mitarbeiter
2. Höhere Produktivität, dadurch auch Zeitgewinn des Einzelnen
3. Gesteigerte Flexibilität z. B. in Bezug auf Familienfreundlichkeit

9. Welchen Tip hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Fragt und testet Euch, ob ihr der Typ dafür seid. Denn nicht für jeden ist remotes Arbeiten – so schön es sich zunächst anhören mag – auch geeignet. Oft liegt der Grund im Fehlen der physische Nähe z. B. beim gemeinsamen Mittagessen. Wir schaffen hier Ausgleiche z. B. mit ein Treffen zum “virtuellen Feierabendbier” oder stehen nachmittags mit dem Headset jeder in seiner Küche und machen uns einen Kaffee. Aber das muss man eben nutzen und mögen. Darüber hinaus gehört auch eine gehörige Portion Selbstdisziplin zum Remote Working. Auch damit sollte man sich im Vorhinein unbedingt auseinandersetzen. Wenn Ihr bereit seid für remote, freuen wir uns auf Eure Bewerbungen 🙂

Dieses Interview wurde von Teresa Bauer von Getremote mit Mirjam Maier von Wikando geführt. Quelle: https://getremote.de/ortsunabhaengig-arbeiten-bei-wikando/