Video-Meetings sind eine zeitsparende und produktive Alternative zu Face-to-Face-Meetings, sofern eine Handvoll wichtiger Aspekte berücksichtigt werden. Das beginnt bei der Planung und endet bei professionellem Verhalten während des Meetings. Damit Deine Video-Meetings für Dich und Dein Team konstruktiv und zielführend sind, haben wir hier unsere Tipps zur Planung und Durchführung zusammengefasst:
Das A und O: eine gemeinsame Agenda
Wie bei jedem anderen Meeting ist es auch bei Video-Meetings wichtig, vorab gut zu planen. Überlege Dir in einem ersten Schritt, um welche Themen es gehen soll und wer dabei sein sollte. Lege gemeinsam mit Deinem Team eine Agenda fest. Sehr praktisch ist dafür ein Dokument, auf das jeder zugreifen und dass jeder bearbeiten kann. Hier eignet sich z. B. ein gemeinsames Google-Doc oder auch ein Projektmanagement-Tool wie Asana.
Je früher die Agenda feststeht, desto besser. Denn dann kannst Du auch das Zeitfenster entsprechend daran anpassen. Falls Dir und Deinem Team aber ohnehin nur begrenzte Zeit zur Verfügung steht, kann es auch sinnvoll sein, andersrum die Agenda an die verfügbare Zeit anzupassen. Sollte es zu viele Punkte zu besprechen geben, ist es ratsam ein weiteres Meeting zu vereinbaren. In jedem Fall solltest Du aber überlegen, ob wirklich jedes Thema in einer großen Runde besprochen werden muss, oder ob eine kleinere Runde oder sogar eine direkte Konversation dafür reicht. Setze Prioritäten! Wir empfehlen, die Agenda-Erstellung spätestens zwei Stunden vor dem Meeting abzuschließen. So hat jeder Teilnehmer ausreichend Zeit, sich vorzubereiten.
Es hat sich bei uns als hilfreich erwiesen, Agendapunkte mit dem jeweiligen Mitarbeiter-Kürzel zu versehen. So weiß jeder Teilnehmer, wer den Punkt anspricht und wann er selbst an der Reihe ist. Achte auch auf eine gute Beschreibung des jeweiligen Themas. Wenn alle genug Zeit und Informationen für die Vorbereitung haben, entsteht leichter ein produktiver Meinungsaustausch. Es muss aber nicht immer ausschließlich um rein Fachliches gehen:
Zeit für Team-Building
Besonders in Teams, die vorrangig im Homeoffice arbeiten, können Video-Meetings viel zum kollegialen Austausch und zum Team-Building beitragen. Wir führen wöchentlich mehrere Video-Meetings durch: zu bestimmten Themen und Projekten, mal mit dem ganzen Team und mal nur mit einzelnen Abteilungen. Hier treten wir natürlich in fachlichen Austausch, aber es ist auch (dank eigenem Agendapunkt!) Zeit dafür, Stimmungen, Erlebnisse und Fortschritte zu teilen oder Erfolge gemeinsam zu feiern. Video-Meetings sind eine gute Gelegenheit für Remote-Teams, sich auch privat zu öffnen und besser kennenzulernen.
Wertschätzung kommt in der Arbeitswelt häufig ganz generell zu kurz – besonders aber bei der Arbeit im Homeoffice. Deswegen planen wir Zeit speziell dafür ein. Dabei erzählt jeder, woran er gearbeitet hat, was er vorhat und teilt seine Fortschritte mit dem Team. Wir schätzen die Arbeit des anderen wert und geben konstruktives Feedback. So entsteht eine produktive und positive Unternehmenskultur, die sich nicht nur positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt, sondern auch auf die erzielten Ergebnisse!
Termin finden, fixieren und Teilnehmer einladen
Bei uns hat es sich bewährt, wöchentliche Fixtermine einzurichten. Wir haben uns also auf bestimmte Zeitfenster geeinigt, die für Video-Meetings mit dem ganzen Team, bzw. mit der entsprechenden Abteilung reserviert sind. So stehen die Termine schon im Vorhinein fest und die Agenda kann an die zu Verfügung stehende Zeit angepasst werden. Hier gilt natürlich wieder: priorisieren! Der Vorteil daran ist, dass mühsame Terminfindung gänzlich wegfällt und so auch wieder Zeit gespart wird.
Bei Meetings zu ganz spezifischen Projekten oder spontanen, anlassbezogenen Besprechungen kann auch andersrum vorgegangen werden. Steht die Agenda mit allen fachlichen und Team-Building-Punkten fest, kann abgeschätzt werden, wieviel Zeit für die einzelnen Punkte benötigt wird. Lege ein entsprechendes Zeitfenster fest, das genügend Raum für jeden Agenda-Punkt und mögliche Diskussionen umfasst. Dann muss natürlich mit allen Teilnehmern ein Termin gefunden werden. Bei größeren Video-Meetings kann eine Terminfindungs-Umfrage hilfreich sein, die Du z. B. bei Doodle gratis anlegen und einfach per E-Mail schicken kannst.
Wie Du eine Video-Meeting-Einladung optimal gestaltest und versendest, haben wir hier unter Punkt 7 beschrieben: Erfolgreiche Video-Meetings mit externen Teilnehmern
Verhalten in Video-Meetings
Ganz allgemein ist ein Video-Meeting nicht anders als ein Face-to-Face-Meeting. Es sollten also auch hier alle gängigen Aspekte der Höflichkeit und normale Verhaltensregeln an den Tag gelegt werden! Dazu gehört natürlich, pünktlich zum Meeting zu erscheinen. Es ist auch eine Form der Wertschätzung, andere nicht warten zu lassen. Außerdem solltest Du Dich gut vorbereiten und Dich voll und ganz auf das Meeting und Deine Gesprächspartner fokussieren. Dafür ist es wichtig, dass Du möglichst alle Ablenkungen vermeidest und Dich mit der Technik vertraut machst. Wie Du Dich in einem Video-Meeting korrekt verhältst, kannst Du hier nachlesen: Tipps für ein professionelles Auftreten in Video-Meetings.
Video-Meetings sind eine Chance
Viele der angeführten Aspekte sind natürlich auch bei Face-to-Face-Meetings relevant. Was jedoch im Büro-Alltag ganz normal ist, wird bei Video-Meetings häufig nicht beachtet. Dabei bietet diese Form des Zusammenkommens – nicht nur in Zeiten der Ausgangsbeschränkung durch die Corona-Krise – tolle Chancen: Video-Meetings sparen Zeit, sind unkompliziert durchführbar und tragen zum Wir-Gefühl bei!
