In vielen Non-Profits werden wiederkehrende Arbeitsprozesse nach wie vor manuell erledigt, obwohl die Digitalisierung viele Lösungen und Erleichterungen bietet. Sebastian Ederle findet im Artikel von D3 – so geht digital eine treffende Metapher für die oft vorherrschende Haltung zu Automatisierung:

Ich habe keine Zeit, den Zaun zu reparieren, ich muss die Hühner einfangen.” 

Oft sind Non-Profits voll damit ausgelastet, “den Laden am Laufen” zu halten. Da bleibt wenig Zeit, sich Gedanken über die Arbeitsprozesse zu machen und Lösungen zu finden, um diese effizienter und zeitsparender zu gestalten. Dabei lohnt sich Automatisierung langfristig, vor allem bei immer wiederkehrenden Aufgaben. Die findet man in Fundraising-Abteilungen vor allem in der Spendenverwaltung und bei der Zahlungsabwicklung.

Mit Lösungen wie der FundraisingBox können viele dieser wiederkehrenden Arbeitsschritte einfach automatisch oder halb-automatisch erledigt werden – wodurch der Aufwand für Overhead reduziert werden kann und mehr Ressourcen für aktives Fundraising frei werden. Da wir davon überzeugt sind, dass Non-Profits durch Automatisierungen viel Zeit und Arbeit einsparen können, arbeiten wir auch laufend daran, Dir zukünftig noch viele weitere Möglichkeiten in der FundraisingBox zu bieten. Die folgenden Arbeitserleichterungen sind bereits jetzt nutzbar:

 

Zahlungsprozesse einfach automatisch abwickeln

 

SEPA-Lastschriften automatisieren

Die Pre-Notification

Um über ein SEPA-Mandat Geld von einem Konto zum anderen transferieren zu können, müssen einige Vorgaben beachtet werden. U. a. muss der*die Zahlungsempfänger*in 14 Tage vor der ersten Buchung eine sogenannte Pre-Notification an den Zahlenden verschicken, in dem das Einzugsdatum, die Gläubiger-ID der Non-Profit, der genaue Betrag und die Mandatsreferenz enthalten sind. 

Diese Informationen für jede SEPA-Spende zusammenzusuchen und fristgerecht zu verschicken macht nicht nur Arbeit, sondern ist auch fehleranfällig. Die FundraisingBox hat hier eine praktische Lösung: die Pre-Notification kann ganz einfach in das automatische Dankes-E-Mail nach dem Eingang der Spende inkludiert werden. Dank Variablen und Wenn-Dann-Anweisungen werden die notwendigen Daten nur dann angezeigt, wenn der*die Spender*in die Zahlungsart Lastschrift ausgewählt hat. In unserem Hilfecenter haben wir beschrieben, wie das genau geht – hier findest Du auch ein konkretes Anwendungsbeispiel: Wikando Lastschrift: Pre-Notification und Übermittlung des SEPA-Mandates automatisieren

 

Spenden automatisch einziehen lassen

Mit der Wikando Lastschrift bietet die FundraisingBox Non-Profits ein praktisches, voll- oder halbautomatisches Lastschriftverfahren an. Für den*die Spender*in gibt es keinen Unterschied zu einer manuellen Lastschrift – aber für die Organisation einen gewaltigen! Über die Wikando Lastschrift erhalten Non-Profits die Spenden ganz automatisch auf ihre Konten, da die Übermittlung der SEPA-Mandate an die Banken für den Einzug zur Gänze wir übernehmen. Es ist also kein zusätzlicher Arbeitsaufwand – wie z. B. der Import von SEPA-Daten in Bankprogramme – mehr nötig. 

 

Durch die Wikando Lastschrift werden Lastschriften für Non-Profits genauso bequem wie z. B. Spenden per PayPal oder Kreditkarte.Das gilt übrigens auch für Lastschriftspenden, die über Formulare – z. B. im Face-to-Face Fundraising – gesammelt werden. Nachdem diese ins FundraisingBox CRM importiert wurden, laufen die zukünftigen (regelmäßigen) Abbuchungen ganz automatisch. 

 

Kontenabgleich und Spenden-Synchronisation automatisieren

Bank Sync: Konto und CRM verknüpfen

Ein CRM bietet einen umfassenden Überblick über alle Spenden und Spender*innen – vorausgesetzt, die Daten darin sind vollständig und korrekt. Online-Spenden, die über das FundraisingBox-Formular eingehen, werden natürlich automatisch ins FundraisingBox CRM übernommen – doch Überweisungsspenden, die direkt auf das Organisationskonto eingehen, in der Regel nicht. Sie müssen oft mühsam per Hand ins CRM eingefügt oder über eine Excel/CSV-Liste importiert werden, wobei gerne auch mal Fehler passieren. Daher kann das FundraisingBox CRM mit Deinem Bankkonto verknüpft werden, wodurch diese Spenden automatisch importiert werden. Dort können Sie vor der endgültigen Übernahme in die Datensätze noch kontrolliert und bei Bedarf bearbeitet werden. Wie das genau funktioniert, haben wir in diesem Artikel beschrieben: Offline- und Online-Spenden vollautomatisch synchronisieren

 

Verwaltungsprozesse automatisieren und Zeit sparen

Spendenquittungen automatisch erstellen und einfach versenden

Wer viele Spenden erhält, muss viele Spendenquittungen ausstellen. Die FundraisingBox kann auch hier dabei helfen, den Arbeitsaufwand möglichst gering zu halten: Spendenquittungen können mit wenigen Klicks erstellt werden – sowohl Sammel- als auch Einzelquittungen. Die PDF-Dokumente können dann entweder gleich direkt aus der FundraisingBox per Mail (inkl. Sicherheitsabfrage) oder ausgedruckt und mit der Post verschickt werden. Eine (Video-)Anleitung dazu findest Du in unserem Hilfecenter: Spendenquittungen aktivieren, konfigurieren und erstellen

Screenshot FundraisingBox Store Spendenquittung aktivieren
Hier aktivierst Du die Funktion „Spendenquittungen“.

Schnittstellen automatisieren die Datensynchronisation

Mit zunehmender Digitalisierung nutzen Non-Profits auch immer mehr Software, um ihre Arbeitsprozesse abzubilden. Da diese sehr vielfältig sind, sind häufig auch viele unterschiedliche Programme im Einsatz: E-Mail-Marketing-Tools, CRM, Digital Fundraising Tools, Buchhaltungssoftware, Personalsoftware, Direct-Mailing-Programme, Analyse-Programme uvm. 

All diese Programme sind für sich genommen Daten-Inseln. Um immer eine korrekte und vollständige Datenbasis zu haben, müssen Daten also manuell exportiert und importiert werden. Über Schnittstellen (“APIs”) lassen sich Programme miteinander verbinden, wodurch ein automatischer Daten-Abgleich möglich wird. Für die FundraisingBox gibt es sowohl standardisierte als auch ganz individuell programmierte Schnittstellen.

 

CRM-Abfragen speichern und wiederverwenden

Screenshot FundraisingBox Smart Suche für die Spendenquittungen
So könnte Deine Suche nach Spendenquittungs-Empfänger*innen aussehen.

Viele Non-Profits erstellen Monats-, Quartals- und Jahresreports, um die wichtigsten KPI im Blick zu behalten und Analysen zu erstellen. Das ist enorm wichtig – nicht nur um den Vorgesetzten zu berichten, sondern auch um das Fundraising datenbasiert weiterzuentwickeln und den aktuellen Status quo zu überblicken. Dafür braucht es natürlich immer aktuelle Daten. Mit der Smart-Suche in der FundraisingBox können Abfragen erstellt und gespeichert werden – so sparst Du Dir das neuerliche “Zusammenbauen” der Suchen, kannst z. B. im nächsten Monat einfach das Datum ändern und erhältst die gesuchten Daten in wenigen Sekunden. Dadurch lassen sich Reports und Statistiken im Handumdrehen erstellen.

Beispiele für solche häufig genutzten Smart-Suchen:

  • Gesamtspendensumme im Zeitraum X
  • Anzahl Dauerspender im Zeitraum X
  • Anzahl Mitglieder/Paten im Zeitraum X
  • Spenden von Unternehmen im Zeitraum X
  • Spender*innen für Reaktivierungsprogramm
  • Empfänger*innen für Spendenquittungen

 

Einfache, wiederkehrende Prozesse automatisieren: ein großer Schritt zu mehr Effizienz

Ob SEPA-Einzüge, Spendenquittungen oder Datensynchronisation – wiederkehrende Arbeitsprozesse sind oft monoton und zeitraubend. Einfache Automatisierungen machen Dir und Deinen Kolleg*innen das Fundraising-Leben wesentlich einfacher. Und das Beste daran ist: Ihr habt wieder mehr Zeit für den kreativen Teil eurer Arbeit – Spenden sammeln. 

Wir denken, es ist eine gute Idee, erstmal den Zaun zu reparieren, statt täglich die Hühner einfangen zu müssen. 

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Karin ist unsere Content-Spezialistin. Hier kann sie ihre langjährige Erfahrung im Non-Profit-Bereich optimal für unsere Kunden einsetzen und tun, was sie liebt: Schreiben! Mit großer Leidenschaft setzt sie sich dafür ein, Non-Profits den Weg zur Digitalisierung zu vereinfachen: "Durch Digital Fundraising können gemeinnützige Organisationen ihre Ziele noch schneller erreichen und so eine bessere Welt für uns alle schaffen. Gibt es etwas Schöneres, als an dieser Vision mitzuarbeiten?"

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