Non-Profits befinden sich dauerhaft im Spannungsfeld zwischen effektivem Wirken und effizientem Einsatz von Spenden. Denn jeder Euro soll ja auch der Mission zugute kommen und nicht im “Überbau” versinken, richtig? Auch wenn diese Erwartungshaltung, mit der alle Non-Profits konfrontiert sind, überdacht werden sollte – sie resultiert in generell knappen Ressourcen. Umso wichtiger ist es, überall dort Ressourcen einzusparen, wo es Einsparungspotential gibt. Digitalisierung und Automatisierung können helfen, Zeit und damit auch Geld zu sparen.

 

Routine vs. Innovation

Kalender mit Spruch: Life is short, do staff that matters
Werden lästige Routineaufgaben automatisiert, kannst Du Dich auf das fokussieren, was wirklich zählt.

Ziemlich sicher gibt es in Deiner Non-Profit die Meinung, dass man sich auf viel wichtigere Bereiche konzentrieren könnte, wenn die alltäglichen Routineaufgaben nicht all die zu Verfügung stehende Zeit in Anspruch nehmen würden. Z. B. könnte man Fundraising-Kampagnen genauer und besser Vorbereiten, mehr Zeit in die Betreuung von Spender*innen investieren oder sich Strategien überlegen, um neue Zielgruppen zu erreichen – wären da nicht u. a. die tägliche manuelle Datenpflege, der manuelle Einzug von Dauerspenden oder ähnliche Dinge, die es zu erledigen gilt. 

Fielen all diese Routineaufgaben weg, könnten die Mitarbeitenden innovative Fundraising-Ansätze und neue Projekte planen und ihr ganzes Potential ausschöpfen. Stattdessen verbringen sie ihre Arbeitszeit damit, fehlerhafte Adressen zu recherchieren oder Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen.

 

Fehlender Fokus verhindert Optimierung

Ein weiteres Problem in vielen Non-Profits ist es, das die tägliche Arbeit von fehlendem Fokus geprägt ist. Es werden zu viele Projekte gleichzeitig umgesetzt, es gibt zu viele bzw. unklare Prioritäten. Das führt dazu, dass kaum noch freie Zeit bleibt, um den Blick nach Innen zu wenden und ineffiziente Arbeitsprozesse aufzuspüren. Stattdessen wird mit meist über die Zeit gewachsenen, ineffizienten Strukturen weitergearbeitet oder diese bei Bedarf erweitert. Das führt zu weiterer Komplexität und Ineffizienz. 

Durch die Überlastung der Mitarbeitenden entstehen also oft improvisierte Workflows, da keine Zeit für die Recherche und Implementierung einer effizienteren Lösung vorhanden ist. 

 

Ressourcen investieren, um Ressourcen zu sparen

Die Lösung dieser Probleme liegt in etwas, das auf den ersten Blick widersprüchlich erscheint: Man sollte in Ressourceneinsparung investieren. Das bedeutet, dass Non-Profits kurz- bis mittelfristig mehr Ressourcen ausgeben müssen, um langfristig sowohl einzusparen als auch weiter zu wachsen. 

Damit das individuelle Optimierungspotential richtig erkannt wird, benötigt es Zeit und die Mithilfe der gesamten Organisation. Bestehende Workflows und Routinen müssen verstanden, überblickt und definiert werden: Wo kann Zeit und Geld eingespart werden? Mit welchen Lösungen können Prozesse einfacher gestaltet oder automatisiert werden? 

So können Problembereiche identifiziert und gezielt Lösungen gefunden werden. Vieles kann vollständig automatisiert, anderes durch Digitalisierung vereinfacht werden. 

Würfel mit Buchstaben, die die Worte Saving und Investing zeigen

Beispiele für die Optimierung von Prozessen

1. Zahlungsabwicklung

Szenario:

Lastschriften sind nach wie vor eine sehr beliebte Zahlungsart – sowohl für einmalige als auch für regelmäßige Spenden. Der*die Spender*in erteilt die SEPA-Lastschrift per Online-Formular. Dann muss die Organisation eine SEPA-Pre-Notification verfassen und versenden und sich manuell um den Einzug am gewünschten Termin kümmern. Bei monatlichen Spenden muss der Einzug Monat für Monat meist manuell gemacht werden.

 

Lösung:

Die Organisation kann ein automatisches, sepa-konformes Lastschrift-Verfahren verwenden (z. B. Wikando Lastschrift). Dadurch wird die Pre-Notification automatisch verschickt und jede Spende termingerecht automatisch auf das Organisationskonto eingezogen. Der manuelle Arbeitsaufwand fällt damit vollständig weg.

 

2. Datenbankimporte

Szenario:

Die Organisation hat ein eigenes Spendenformular auf der Website. Regelmäßig müssen die Spendendaten exportiert und per Excel oder manuell in eine stationär installierte Datenbank übernommen werden. Je nach Zahlungsart fallen auch noch weitere To Dos an und es müssen zeitnah manuell Dankes-E-Mails verschickt werden. Die Daten in der Datenbank sind immer nur direkt nach dem Import aktuell, was auch das Reporting erschwert.

 

Lösung:

Die Organisation verwendet eine Fundraising-Plattform, die sowohl das Online-Spendenformular als auch ein browserbasiertes CRM bereitstellt. Dadurch fließen die Spenden automatisch in das CRM und alle Daten sind für alle Mitarbeitenden in Echtzeit von überall aus zugänglich. Außerdem sind sie jederzeit aktuell. Ein personalisiertes Dankes-E-Mail wird nach jeder Spende automatisch verschickt. So ist kein manueller Aufwand mehr nötig.

Das FundraisingBox CRM und das Spendenformular kannst Du übrigens unverbindlich und kostenlos bei einem unserer Produkt-Webinare kennenlernen: Zu den Webinaren

Zwei junge Frauen unterhalten sich im Büro über eine Idee
Wer mehr freie Zeit hat, kann mehr innovative Ideen entwickeln.

3. Offline & Online-Spenden zusammenführen

Szenario:

Multi-Channel-Fundraising bedeutet, dass Spenden über viele verschiedene Kanäle kommen. Manche davon – z. B. Überweisungsspenden – fließen direkt auf das Konto. Dann müssen sie von dort manuell in die Datenbank bzw. das CRM übertragen werden. Diese regelmäßige Aufgabe kostet Zeit und ist zudem auch fehleranfällig.

 

Lösung:

Die Non-Profit verknüpft ihr Spendenkonto direkt mit ihrem CRM. Dadurch kann ein automatischer Datenimport stattfinden, der nur noch wenige Klicks zur Kontrolle benötigt. Die Spenden werden wenn möglich ganz automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet, damit keine Duplikate entstehen. Das geht zum Beispiel mit dem Bank Sync der FundraisingBox.

 

4. Datensilos & zentrale Daten

Szenario:

In der Organisation werden verschiedene Arbeitsprogramme verwendet. Zum Beispiel gibt es eine Digital-Fundraising-Plattform, ein eigenes CRM, ein Projektmanagment-Tool und das Bankkonto. In jedem Programm sind Daten enthalten – eine einzige Änderung muss dann in mehreren oder sogar allen Programmen manuell erfolgen, damit alle Daten synchron und am aktuellsten Stand sind. Arbeiten unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Programmen, ist das Daten-Chaos perfekt. 

 

Lösung:

Zwei Hände halten zwei Puzzlestücke aneinander
Programme können via API (Schnittstellen) wie Puzzleteile verbunden werden.

Programme können über Schnittstellen miteinander verbunden werden. Dadurch gleichen sich die Daten automatisch ab und sind überall auf dem aktuellsten Stand. Es ist kein manueller Aufwand mehr nötig und Statistiken und Reports können mit zentralen, korrekten Daten erstellt werden.

Die FundraisingBox bietet dafür das API-Package und einen speziellen Connector für Salesforce an.

 

5. Spendenquittungen

Szenario:

Wenn Spender*innen ihre Spende von der Steuer absetzen möchten, brauchen sie dafür in Deutschland eine Spendenquittung. Also muss jemand in der Organisation die Spendenquittungsvorlage mit den richtigen Daten ausfüllen und manuell verschicken. Je mehr Spendende eine Organisation hat, desto aufwändiger und zeitraubender wird dieser Prozess.

 

Lösung:

Es gibt Plattformen wie die FundraisingBox, in denen Spendenquittungen automatisch erstellt und verschickt werden können. Möglich sind sowohl Einzel- als auch Sammelquittungen. Diese können für einzelne Spender*innen ebenso wie für ganze Spender*innen-Segmente mit wenigen Klicks erstellt werden. Dann werden sie entweder für den postalischen Versand gedruckt, oder einfach gleich automatisch und abgesichert per E-Mail verschickt.

 

6. Spendenservice & Anfragen

Szenario:

Der Spender Max Großzügig möchte seine Spende nicht mehr halbjährlich, sondern monatlich abgebucht haben – er schickt diesen Wunsch per E-Mail an die Organisation. Nun muss ein*e Mitarbeiter*in den Abbuchungsrhythmus im Bankprogramm und den Eintrag in der Datenbank ändern. Danach muss er*sie Herrn Großzügig die Änderung per E-Mail bestätigen. Dabei bemerkt sie, dass ihm bereits die Kollegin im Homeoffice geantwortet hat.

 

Lösung:

In einem browserbasierten CRM mit inkludiertem Aufgaben-Management wissen alle Mitarbeitenden, wer was wann zu machen hat. Sobald eine E-Mail in der gemeinsamen Inbox eingeht, wird automatisch eine Aufgabe erzeugt, die einem*r Mitarbeiter*in zugewiesen werden kann. So kann auch bei räumlicher Entfernung perfekt im Team zusammengearbeitet werden. Dabei kann auf vorformulierte Antworten und Vorlagen zurückgegriffen werden, um Zeit zu sparen.

Die Änderung des Abbuchungsrhythmus kann einfach im selben System erledigt werden und wird dann bei der nächsten Buchung automatisch wunschgemäß gebucht.

 

7. Datenqualität

Szenario:

Die Organisation plant ihr nächstes Brief-Mailing und möchte auch alle Online-Spender*innen adressieren. Viele Briefe kommen aber ungeöffnet zurück, weil die Adresse nicht stimmt. Diese erzeugen nicht nur vermeidbare Kosten, sondern müssen auch händisch nachbearbeitet werden: Jemand muss die korrekte Adresse recherchieren und sie im CRM bzw. der Datenbank ändern. Ist die Adresse des Spendenden nicht eindeutig recherchierbar, ist er für das Mailing-Programm verloren.

Dasselbe kann auch beim IBAN passieren: Manchmal vertippen sich Spender*innen. Der falsche IBAN erzeugt dann womöglich Rückbuchungskosten bei der Bank und die Spende kann nicht gebucht werden. 

 

Lösung:

Digital Fundraising Plattformen wie die FundraisingBox bieten für dieses Problem externe Services an. Z. B. prüft das “Adresslabor” die Korrektheit der Adresse bereits bei der Eingabe und zeigt einen Fehler an. Dadurch kann der*die Spender*in die Eingabe korrigieren. Ganz ähnlich funktioniert das beim “IBAN-Rechner”. Damit sind Daten aus Online-Formularen immer korrekt und können für das weitere Fundraising verwendet werden.

 

Digitalisierung & Automatisierung spart Ressourcen

Die Beispiele verdeutlichen, dass viele zeitraubende Prozesse eingespart werden könnten. Diese Zeit (und damit auch Geld) kann die Organisation in ihre Projekte oder weiteres Wachstum investieren. Plattformen wie die FundraisingBox bieten bereits viele Möglichkeiten, um die tägliche Arbeit in Non-Profits zu erleichtern.

 

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Karin ist unsere Content-Spezialistin. Hier kann sie ihre langjährige Erfahrung im Non-Profit-Bereich optimal für unsere Kunden einsetzen und tun, was sie liebt: Schreiben! Mit großer Leidenschaft setzt sie sich dafür ein, Non-Profits den Weg zur Digitalisierung zu vereinfachen: "Durch Digital Fundraising können gemeinnützige Organisationen ihre Ziele noch schneller erreichen und so eine bessere Welt für uns alle schaffen. Gibt es etwas Schöneres, als an dieser Vision mitzuarbeiten?"

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