Inhalt:

 

Automatisierung ist dazu da, Arbeit und ihre Prozesse zu erleichtern. Damit das aber auch gelingt, sollten diese Prozesse gut durchdacht und effizient sein. Was in unserem letzten Artikel “Arbeitsprozesse automatisieren: Repariere den Zaun, statt täglich Hühner einzufangen” bildlich beschrieben wurde, bringt Bill Gates ebenso anschaulich auf den Punkt: 

“Ineffizienz zu automatisieren, vergrößert die Ineffizienz.”

Automatisierst Du also einen schlechten Prozess, bekommst Du einen automatischen schlechten Prozess. Das hat bestimmt jeder schon mal selbst erlebt…kürzlich erst erhielt ich ein Werbemail von einem männlichen Coach, das mich als Frau zum Online-Webinar “Frauen verstehen lernen” einlud. Mein erster Gedanke dazu war: “Ein Mann will mir erklären, mich besser zu verstehen?” 

Das ist auf viele verschiedene Arten seltsam und unpassend – jedenfalls ist es aber eine ziemlich schlechte Zielgruppenansprache. Ebenso schlecht sind absolut unpersönliche E-Mails, die mit einem generischen “Hallo!” beginnen und nichts außer einem seelenlosen Werbetext beinhalten. Für eine so emotionale Angelegenheit wie dem Spenden also eine denkbar ungeeignete Maßnahme.

Dennoch musst (und solltest) Du im Fundraising nicht auf automatische Kommunikation verzichten. Sie vereinfacht die Arbeit doch ganz ungemein. Wichtig ist aber, dass Du vorab einen genauen Blick auf Deine Arbeitsprozesse wirfst und sie optimierst. Außerdem solltest Du Deine Zielgruppen gut kennen und Deine Donor Journey verstehen. 

Für Deine ersten Automatisierungen von Spender*innen-Kommunikation bieten sich einige einfache Möglichkeiten, die jede Non-Profit ohne großen Aufwand umsetzen kann. Hast Du die ersten Erfahrungen mit Automatisierung gemacht, kannst Du Dich an komplexere automatische Kommunikationsstrecken herantrauen. 

 

Einfache Möglichkeiten zur Automatisierung von Kommunikation

Kommunikation ist die Basis jeder Beziehung. Auch Deine Spendenden stehen in einer Beziehung mit Deiner Non-Profit, die durch gute Kommunikation gepflegt und gehegt werden will. Spender*innen erwarten sich nicht nur Information über ihren Impact, sondern auch, dass Deine Non-Profit sie kennt – jede automatische Kommunikation sollte daher richtig personalisiert sein.

Diese Aspekte solltest Du bei Kommunikation generell und auch bei automatischer Kommunikation berücksichtigen:

  • passendes Timing
  • korrekte, persönliche Ansprache
  • korrekte Verwendung von Variablen zur Personalisierung
  • ehrliche und authentische Formulierungen
  • angemessene Frequenz

 

Viele der folgenden Ideen sind entweder direkt mit der FundraisingBox oder mit E-Mail-Tools wie Sendinblue oder CleverReach einfach umsetzbar.

 

1. Dankes-E-Mails richtig automatisieren

Spender*innen, die innerhalb von maximal 48 Stunden eine Bedankung erhalten, geben mit höherer Wahrscheinlichkeit auch eine zweite Spende als solche, die erst später oder gar nicht bedankt werden. Das haben mittlerweile zahlreiche Tests bestätigt. Das ist auch der Grund, warum Dankes-E-Mails so wichtig sind! 

Doch auch hier gibt es gute und schlechte Dankes-E-Mails. Es lohnt sich, ein wenig Zeit und Liebe in die Erstellung des Templates zu investieren. Diese Aspekte solltest Du beachten:

  • Korrekte Anrede mit Namen
  • Ich-Form verwenden (“Ich danke ihnen…”) statt einem anonymen “wir”
  • Keine weitere Spendenaufforderung inkludieren (noch nicht…)
  • Starke Message inkludieren (Mission, Impact kommunizieren)
  • Ehrliche/authentische Formulierungen
  • Spenden-Daten zur Kontrolle einfügen
  • Links zu weiteren Informationen und/oder Newsletter-Anmeldung inkludieren
  • Ein Dankeschön am Anfang und eines am Ende

Durch ein gutes Dankes-E-Mail wirkst Du nicht nur professionell, sondern drückst auch Deine Wertschätzung aus. Selbst wenn vermutlich die meisten Menschen ohnehin wissen, dass das E-Mail automatisch versendet wurde, kann Herzlichkeit und Emotion darüber transportiert werden. Ein guter Start in eine frische Spender*innen-Beziehung!

 

Dankes-E-Mail in der FundraisingBox konfigurieren

Als FundraisingBox-Nutzer*in kannst Du jedem Deiner Spendenformulare ein eigenes E-Mail-Template zuweisen, das dann automatisch verschickt wird. Das ermöglicht Dir, passend zu Deiner Fundraising-Strategie zu kommunizieren: Menschen, die das Mitgliedsformular ausfüllen, erhalten so ein anderes Dankes-E-Mail als solche, die eine einmalige Spende tätigen oder eine Patenschaft abschließen. 

Durch die in der FundraisingBox zur Verfügung stehenden Variablen können die Dankes-E-Mails umfassend personalisiert werden. Wie das genau funktioniert, haben wir in unserem Hilfecenter beschrieben: E-Mail Templates anlegen, bearbeiten, löschen

 

Beispiel Dankes-E-Mail nach Erstspende

Liebe Beate Beispiel!

Ich freue mich, Dich in unserer Unterstützer*innen-Familie willkommen heißen zu dürfen und danke Dir sehr herzlich für Deinen Beitrag!

Unsere Mission ist es, die wunderbaren und vielfältigen Ozeane dieser Welt von Plastikmüll zu befreien – doch das können wir nicht alleine schaffen. Dank Menschen wie Dir konnten wir bereits 100 Tonnen Plastik aus dem Atlantik fischen!

Um dich stets auf dem Laufenden zu halten und Dir zu zeigen, was wir mit Deiner Spende in Bewegung setzen, berichten wir in unserem monatlichen Newsletter über unsere Projekte und Fortschritte. Hier kannst Du Dich dafür anmelden: LINK

Zur Kontrolle findest Du hier die Details Deiner Spende:
Betrag: 50.-
Rhythmus: einmalig
Zahlungsweise: Paypal

Viele weitere Informationen zu unseren Einsätzen auf den Weltmeeren findest Du übrigens auf unserer Website: LINK. 

Für einen Überblick über unsere Aktivitäten der letzten Jahre kannst Du Dich hier durch unsere Jahresberichte klicken: LINK

Gerne sind meine Kolleg*innen und ich für Dich da, wenn Du Fragen oder Anliegen hast. Kontaktiere uns einfach per Mail an: info@organisation.de oder ruf uns an: 123456789

Im Namen aller Meeresbewohner nochmals ein herzliches Dankeschön! Ich freue mich, dass Du mit an Bord bist!

Liebe Grüße

Daniela Dankbar

 

2. Begrüßung nach Newsletter-Anmeldung

Das verpflichtende Double-opt-in ist zwar eine zusätzliche Hürde für die Newsletter-Anmeldung, bietet aber auch eine Chance! Denn nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars erhalten die Menschen ein E-Mail mit einem Bestätigungslink, das Du natürlich gleich zum Beziehungsaufbau nutzen kannst. Wichtig ist hier nur, dass dieses E-Mail nicht durch andere Links oder Call-to-Actions vom eigentlichen Ziel – dem Klick auf den Bestätigungslink – ablenkt. Auch das Bestätigungs-E-Mail nach dem ersehnten Klick kannst Du ganz hervorragend dazu nutzen, eine Beziehung aufzubauen.

Schreibe sympathisch, authentisch und emotional – oft sind diese Mails der allererste Kontakt zu jemandem, der zukünftig treue*r Spendende*r werden könnte.

Beispiel Begrüßungsmail Newsletter

Liebe Beate Beispiel!

Vielen Dank, dass Du unseren Newsletter abonniert hast – ich freue mich sehr, dass Du mehr über den Schutz der Weltmeere erfahren möchtest!

Ab jetzt erhältst Du einmal im Monat aktuelle Neuigkeiten aus unseren Projekten: exklusive Einblicke in das Leben an Bord unserer Einsatzschiffe, Wissenswertes zu Fauna und Flora der Meere und – wenn uns ein Meeresbewohner vor die Linse schwimmt – auch das ein oder andere niedliche Video 😉

Folge uns auch auf Facebook, Instagram und Twitter – dort teilen wir noch viele weitere spannende Einblicke in unsere Arbeit!

Liebe Grüße

Daniela Dankbar

 

3. SEPA-Benachrichtigung (Prenotification) automatisieren

Wer eine Spende via SEPA-Lastschrift tätigt, muss eine sogenannte SEPA-Prenotification mit vorgeschriebenen Informationen zur Abbuchung erhalten. Das klingt erstmal trocken (und ist es im Kern auch). Dennoch kann man diese verpflichtenden Informationen in ein automatisches Dankes-E-Mail packen, das persönlich und sympathisch ist. Das Zauberwort heißt: Variablen!

Mit Variablen kannst Du angeben, dass diese vorgeschriebenen Informationen zur SEPA-Spende nur dann im E-Mail inkludiert werden, wenn der*die Spendende diese Zahlungsart ausgewählt hat. So hast Du diese SEPA-Vorgabe ganz automatisch erfüllt und Deine Spendenden erhalten alle wichtigen Informationen und ein herzliches Dankeschön zusammen.

 

Ein Beispiel, wie Du die SEPA-Informationen in Dein Dankes-E-Mail inkludieren kannst, findest Du hier: Pre-Notification und Übermittlung des SEPA-Mandats automatisieren

 

 

4. Automatischer Gruß zum Geburtstag

Geburtstagsgrüße sind doch immer nett, oder? Sofern Du die Geburtsdaten Deiner Spendenden kennst, kannst Du über Dein E-Mail-Tool eine einfache Automatisierung dafür einrichten. Entweder nutzt Du diese Gelegenheit wirklich nur dafür, “herzlichen Glückwunsch” und “Danke” zu sagen und Deine Non-Profit damit wieder ins Gedächtnis zu holen, oder Du gehst noch ein kleines Stück weiter. Beispielsweise kannst Du dieses E-Mail ein paar Tage vor dem eigentlichen Geburtstag schicken lassen und darin auf die Möglichkeit hinweisen, eine eigene Spendenaktion zum Geburtstag zu starten oder sich Geschenkspenden zu wünschen. 

Achte dabei aber darauf, nicht zu offensiv darum zu fragen – immerhin ist der Zweck dieses Mails in erster Linie der Glückwunsch (und die Pflege der Spender*innen-Beziehung). Beides ist natürlich auch möglich, z. B. eine Woche vor dem Geburtstag den Hinweis auf Spendenaktionen und Geschenkspenden und dann am Geburtstag selbst ein herzliches “Happy Birthday”!

 

Beispiel Geburtstags-Pre-E-Mail mit Spendenaktion/Geschenkspende

Liebe Beate Beispiel!

Bald ist es wieder soweit: Du feierst Geburtstag! 

An diesem Tag stehst Du ganz im Mittelpunkt. Vielleicht planst Du schon eine Feier mit all Deinen Freund*innen und Deiner Familie und freust Dich auf ein wahres Festessen? Vielleicht wird Dir der ein oder andere Wunsch von Deinen Liebsten erfüllt? Oder weißt Du noch gar nicht so recht, was Du Dir als Geburtstagsgeschenk wünschen sollst? 

Als Teil unserer Unterstützer*innen-Familie liegt Dir der Erhalt unser maritimen Ökosysteme sicherlich am Herzen. Vielleicht wäre es ein schöner Wunsch, diese Mission zu unterstützen? Dann starte doch einfach eine Spendenaktion zu Deinem Geburtstag und bitte Deine Familie und Freund*innen, zu spenden statt zu schenken!

Diese Geschenke wirken nachhaltig: Sie sparen nicht nur Verpackungsmüll, der später in unseren Ozeanen landet, sondern sorgen auch dafür, dass zukünftige Generationen auf einem gesunden und vielfältigen Planeten leben können.

Falls Du diese Möglichkeit nutzen möchtest, kannst Du hier Deine Spendenaktion starten: LINK

Jedenfalls wünsche ich Dir jetzt schon einen tollen und fröhlichen Geburtstag im Kreise Deiner Liebsten und bedanke mich herzlichst für Deine bisherige Unterstützung!

Liebe Grüße

Daniela Dankbar

 

5. Follow-up-E-Mail nach Erstspende

Dankes-E-Mails sind enorm wichtig, aber was kommt danach? Hier bietet sich ein Follow-up-E-Mail an, dass Du einige Zeit – z. B. 2 Monate nach der ersten Spende – verschicken lassen kannst. Derzeit ist das in der FundraisingBox leider noch nicht ganz automatisch möglich (Spoiler: doch wir arbeiten daran 😉 ), aber mit einem einfachen Workaround geht auch das jetzt schon:

Mit der Smart-Suche in der FundraisingBox kannst Du eine Datenselektion anlegen und speichern, die Du dann in den folgenden Monaten nur noch anklicken musst, um die jeweiligen Spender*innen zu finden, die ein Follow-up-E-Mail erhalten sollen. Dazu suchst Du nach Kontakten, die 

  • ihre erste Spende in Zeitraum X gegeben, 
  • aber keine weiteren Folgespenden getätigt haben. 

In einem von dir gewählten Rhythmus (zB einmal pro Woche) führst Du diese Suche aus (natürlich immer mit jeweils geändertem Zeitraum, damit sich die Empfänger nicht überschneiden und jemand das Follow-up-E-Mail doppelt erhält) und importierst diese Kontakte in Dein E-Mail-Tool. Dort kannst Du dann über ein vorher angelegtes E-Mail-Template mit wenigen Klicks die Mails verschicken. 

 

Beispiel Follow-up-Mail Erstspende

Liebe Beate Beispiel!

Vor genau 2 Monaten hast Du uns mit Deiner Spende unterstützt und bist damit Teil unserer wachsenden Familie für den Meeresschutz geworden! Dafür möchte ich mich an dieser Stelle nochmals herzlich bedanken. 

Mit Deiner Hilfe können wir auch in den kommenden Monaten tatkräftig die bezaubernde Schönheit unserer Meere und Strände erhalten, indem wir sie von achtlos weggeworfenem Plastikmüll befreien. Denn dieser Müll ist leider nicht nur unschön, sondern auch lebensgefährlich für viele faszinierende Tierarten wie die Meeresschildkröte. Hier kannst Du mehr darüber lesen: LINK

Du bist Teil unserer Mission und ohne Menschen wie Dich wäre unsere Arbeit nicht möglich. Wir sind von Deiner Hilfe abhängig – bitte ziehe in Erwägung, uns ein weiteres Mal zu unterstützen! Hier kannst Du eine einmalige Spende tätigen, oder den Impact Deiner Spende sogar noch erhöhen, indem Du Fördermitglied wirst: LINK

Herzlichen Dank und liebe Grüße

Daniela Dankbar

 

6. Automatische E-Mails zu Spendenaktionen

Auch – oder eigentlich besonders – Menschen, die Deine Non-Profit mit eigenen Spendenaktionen unterstützen, sollten gut betreut werden. Zuallererst ist eine herzliche Bedankung nötig, denn wer eine Spendenaktion startet, ist von Mission und Impact Deiner Non-Profit sehr überzeugt. Im ersten E-Mail sollten außerdem Tipps gegeben werden, die das Spendensammeln erleichtern. Dann folgen mehrere weitere E-Mails, die den*die Sammelnde unterstützen, motivieren und ihm*ihr dabei helfen, das Spendenziel zu erreichen. Welche das in der FundraisingBox sind, haben wir hier beschrieben: Spendenaktions-E-Mails konfigurieren

 

Beispiel E-Mail zum Start einer Spendenaktion

Liebe Beate Beispiel!

Du hast soeben Deine eigene Spendenaktion zum Schutz unserer Weltmeere gestartet, herzlichen Glückwunsch! Diese Gelegenheit möchte ich nutzen, um Dir dafür von ganzem Herzen zu danken – das ist eine wirklich wertvolle Unterstützung für uns. Denn je mehr Menschen zusammenhelfen, desto mehr können sie bewegen! Ich bin sicher, das eine tolle Spendensumme zusammenkommen wird, mit der wir unser Einsatzschiff auf eine weitere Mission schicken können.

Damit Du Dein Spendenziel erreichst und Deine Aktion zum Erfolg wird, möchte ich Dir gerne ein paar gute Tipps geben:

  • Falls Du das nicht schon gemacht hast, lade ein ansprechendes und aufmerksamkeitsstarkes Foto für Deine Spendenaktion hoch.
  • Formuliere eine persönliche Beschreibung, durch die Dein Umfeld Deine Motivation und den Zweck der Spenden erfährt.
  • Teile Deine Spendenaktion auf Deinen sozialen Medien – gerne mehrmals, damit Deine Freund*innen sie auch sicher sehen.
  • Verschicke Deine Spendenaktion per E-Mail an Deine Kontakte und bitte ganz direkt um eine Spende!
  • Gehe als gutes Vorbild voran und tätige selbst die erste Spende. Die nachfolgenden Spender*innen werden sich an Dir und dem von Dir gespendeten Betrag orientieren.

Ich wünsche Dir viel Erfolg und bin gerne für Dich da, falls Du Fragen zu Deiner Spendenaktion hast oder weitere Tipps benötigst!

Nochmals vielen, herzlichen Dank für Deinen Einsatz,

liebe Grüße

Daniela Dankbar

 

7. Mit Smart-Suchen spezielle Kommunikation erleichtern

Zuletzt möchte ich noch eine praktische Möglichkeit der FundraisingBox herausstreichen, die zwar nicht direkt mit Kommunikation zu tun hat, diese aber sehr erleichtern kann: die Smart-Suche.

Über diese Suche kannst Du komplexe Abfragen im FundraisingBox-CRM zusammenstellen und diese Suchkriterien abspeichern. Jedes Mal, wenn Du auf diese Suche klickst, wird sie neu ausgeführt – Du erhältst also stets aktuelle Daten. 

Das kannst Du z. B. hervorragend für spezielle Spender*innen-Kommunikation verwenden, z. B. für Deine Großspender*innen. Bei ihnen wirst Du Dich vielleicht nochmal persönlich bedanken wollen. Mit einer Smart-Suche, die dir alle Spenden über 500€ der laufenden Woche anzeigt, kannst Du diese Kontakte gezielt ausfiltern und kontaktieren. 

 

Frau entspannt sich durch Meditation

Automatische Kommunikation mit Spender*innen muss nicht kompliziert sein

Wie Du siehst, gibt es viele einfache Möglichkeiten, Kommunikation zu automatisieren und damit Zeit und Arbeit einzusparen. Selbst teilweise Automatisierung, z. B. über abgespeicherte Smart-Suchen in der FundraisingBox, können Deine Arbeit enorm erleichtern. Denke dabei aber daran, dass Deine Datenbasis gut gepflegt sein sollte, um Fehler zu vermeiden. Außerdem ist jeder automatisierte Prozess nur so gut, wie der Prozess auch ohne Automatisierung wäre…überprüfe also, wo Deine Arbeitsprozesse ineffizient sind und vermeide, diese Fehler in die Automatisierung zu übernehmen!

 

P.S.: FundraisingBox-Kund*innen können sich übrigens demnächst auf Neuigkeiten aus diesem Bereich freuen…

 

Hat Dir dieser Artikel gefallen? Dann abonniere unseren Blog und erhalte (ganz automatisch 😉 ) eine E-Mail, wenn es einen neuen Beitrag gibt.

Wie hat dir dieser Beitrag gefallen?

Klicke auf die Sterne um zu bewerten!

Durchschnittliche Bewertung 5 / 5. Anzahl Bewertungen: 2

Bisher keine Bewertungen! Sei der Erste, der diesen Beitrag bewertet.

Weil dir dieser Beitrag gefallen hat:

Teile ihn in deinen sozialen Netzwerken und folge uns für weitere Informationen rund um Digital Fundraising!

Es tut uns leid, dass der Beitrag für dich nicht hilfreich war!

Lasse uns diesen Beitrag verbessern!

Wie können wir diesen Beitrag verbessern?

Vorheriger ArtikelArbeitsprozesse automatisieren: Repariere den Zaun, statt täglich Hühner einzufangen
Nächster ArtikelFundraising Automation für Non-Profits einfach erklärt
Karin ist unsere Content-Spezialistin. Hier kann sie ihre langjährige Erfahrung im Non-Profit-Bereich optimal für unsere Kunden einsetzen und tun, was sie liebt: Schreiben! Mit großer Leidenschaft setzt sie sich dafür ein, Non-Profits den Weg zur Digitalisierung zu vereinfachen: "Durch Digital Fundraising können gemeinnützige Organisationen ihre Ziele noch schneller erreichen und so eine bessere Welt für uns alle schaffen. Gibt es etwas Schöneres, als an dieser Vision mitzuarbeiten?"

Kommentieren Sie den Artikel

Please enter your comment!
Please enter your name here