Spenderkommunikation mit WhatsApp Business

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Nutzen Sie bereits WhatsApp für die Kommunikation mit Ihren Spendern? Seit Januar ist WhatsApp Business verfügbar, eine speziell für Kleinunternehmen angelegte App, die sich auch Non-Profits zunutze machen können. Mit rund 65 Milliarden täglich verschickten Nachrichten weltweit und ca. 50 Millionen Nutzern in Deutschland ist die enorme Reichweite nicht von der Hand zu weisen.

Für Non-Profits bietet WhatsApp Business einige Vorteile. Die Profile sind klar von Privatprofilen zu unterscheiden, da die Telefonnummern verifiziert werden und anschließend ein grünes Siegel erhalten. Das schafft Vertrauen. Außerdem können die Profile neben Profilfoto und Status noch durch Informationen wie einer Unternehmensbeschreibung, E-Mail- oder Geschäftsadresse oder einer Webseite vervollständigt werden. Je ausführlicher Sie Ihr Profil anlegen, desto mehr Vertrauen bauen Sie zu Ihren Spendern auf.

Auch die Nachrichtenfunktion wurde für WhatsApp Business um einiges ausgebaut. Neben allen Funktionen der Standardversion können Schnellantworten auf häufig gestellte Fragen, Begrüßungsnachrichten (wenn ein neuer Kontakt Sie anschreibt) und Abwesenheitsnachrichten (die automatisch außerhalb der angegebenen Geschäftszeiten verschickt werden) eingerichtet werden. Insbesondere die Schnellantworten bieten einen erheblichen Vorteil für die Kommunikation mit Spendern und anderen Kontakten. Da nicht immer die Zeit da ist, alle Fragen zu beantworten, können Schnellantworten vorbereitet werden, die mit einem Schlüsselwort aufgerufen werden. Dafür müssen auf der Tastatur ein „Slash“ und das entsprechende Schlüsselwort (Bsp. „/danke“) eingetippt werden.
Für die Bewertung des eigenen Services gibt es eine Nachrichten-Statistik-Funktion. Es kann überprüft werden, wie viele Nachrichten gesendet, zugestellt und gelesen wurden.
Des Weiteren bieten die Chat-Label eine hilfreiche Variante die Kommunikation mit Spendern zu sortieren. Mit farbigen Labels können die Spender markiert werden, so dass direkt ersichtlich ist, worum es sich im Chatfenster handelt.

Vorsicht ist beim Einrichten geboten, Sie sollten WhatsApp Business mit einer separaten Telefonnummer nutzen, damit Sie beim Einrichten nicht Ihren Standard-Account verlieren. Neben der Kommunikation über das Smartphone können Sie  – wie auch in der Standard-Version – WhatsApp Web im Browser nutzen. Wer will schon seine Kommunikation komplett über das Smartphone regeln?
Derzeit nimmt WhatsApp keine Kosten für die Business-Version, die Version ist allerdings nur für Eigentümer von Kleinunternehmen nutzbar, wobei relativ unklar ist, welche Voraussetzungen für eine Verifizierung als Kleinunternehmen gelten. Es ist zu hoffen, dass in Zukunft auch eine Version für größere Unternehmen veröffentlicht wird.

Beachten Sie auf jeden Fall, dass Sie ab dem 25. Mai mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) immer einer Einwilligung von Ihren Spendern benötigen. Diese muss von der Non-Profit-Organisation selbst eingeholt werden, das übernimmt WhatsApp nicht. Hier wäre zu empfehlen die Einwilligung mittels eines Links außerhalb eines WhatsApp-Chats, zum Beispiel auf der eigenen Webseite, einzuholen. So ist bereits vor dem Erstkontakt über WhatsApp eine rechtmäßige Kommunikation garantiert.